Microsoft 365 ist der Branchenstandard
Microsoft 365 ist in vielen kleinen Unternehmen längst Standard. Outlook läuft, Teams ist installiert, Dateien liegen irgendwo in OneDrive oder SharePoint und Besprechungen finden online statt.
Trotzdem bedeutet das noch lange nicht, dass die Zusammenarbeit im Team wirklich effizient ist.
In der Praxis entsteht häufig genau das Gegenteil: Dateien werden mehrfach abgelegt, Informationen verteilen sich auf E-Mails und Teams-Chats, niemand weiß genau, wo die aktuelle Version eines Dokuments liegt, und wichtige Aufgaben verschwinden zwischen Nachrichten und Terminen.
Das Problem ist dabei meistens nicht Microsoft 365 selbst. Entscheidend ist, wie die einzelnen Werkzeuge im Unternehmen eingesetzt werden.
Microsoft 365 ist mehr als Outlook und Teams
Viele Unternehmen nutzen nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten von Microsoft 365.
Typischerweise gehören zum Arbeitsalltag unter anderem:
- Outlook für E-Mail und Kalender
- Microsoft Teams für Kommunikation und Besprechungen
- OneDrive für persönliche Dateien
- SharePoint für gemeinsam genutzte Dokumente
- Microsoft Planner für Aufgaben und einfache Projektplanung
- Microsoft Forms für Abfragen und Formulare
- gemeinsame Kalender, Listen und weitere Werkzeuge für die Zusammenarbeit
Die Herausforderung besteht nicht darin, möglichst viele dieser Anwendungen zu verwenden.
Im Gegenteil.
Ein produktiver Microsoft-365-Arbeitsplatz entsteht dann, wenn für jeden Anwendungsfall klar ist, welches Werkzeug verwendet wird und wo Informationen gespeichert werden.
1. E-Mails nicht als Ablagesystem verwenden
Eine der größten Produktivitätsbremsen in Unternehmen ist gleichzeitig eine der ältesten: Dokumente werden per E-Mail verschickt.
Ein Mitarbeiter erstellt beispielsweise eine Excel-Datei und sendet sie an drei Kollegen.
Einer verändert die Datei und schickt sie zurück. Ein weiterer ergänzt ebenfalls etwas. Nach kurzer Zeit existieren Dateien mit Namen wie:
Kalkulation_neu.xlsx
Kalkulation_neu2.xlsx
Kalkulation_final.xlsx
Kalkulation_final_neu.xlsx
Das Problem lässt sich mit Microsoft 365 relativ einfach vermeiden.
Gemeinsam bearbeitete Dateien sollten zentral gespeichert werden – beispielsweise in einer passenden SharePoint-Dokumentbibliothek oder innerhalb eines Teams.
Statt einer Datei wird dann nur noch ein Link verschickt.
Alle Mitarbeiter arbeiten dadurch mit derselben Version.
Der Vorteil
Änderungen sind für alle Beteiligten verfügbar und mehrere Personen können Dokumente gemeinsam bearbeiten. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, welche Version aktuell ist.
Gerade bei Angeboten, Kalkulationen, Projektunterlagen oder internen Dokumentationen spart das im Alltag erstaunlich viel Zeit.
2. OneDrive und SharePoint klar voneinander trennen
Ein häufiger Fehler besteht darin, OneDrive als allgemeines Firmenlaufwerk zu verwenden.
Dabei sind die beiden Systeme grundsätzlich unterschiedlich gedacht.
OneDrive eignet sich vor allem für persönliche Arbeitsdateien.
Hier können Mitarbeiter beispielsweise Entwürfe, eigene Dokumente oder Dateien speichern, die zunächst nur für sie selbst relevant sind.
SharePoint eignet sich dagegen für gemeinsame Unternehmensdaten.
Projektunterlagen, Vorlagen, Abteilungsdokumente oder gemeinsam genutzte Dateien gehören deshalb in vielen Fällen eher in SharePoint.
Eine einfache Regel kann dabei helfen:
Wenn eine Datei auch dann noch benötigt wird, wenn der Mitarbeiter morgen nicht mehr verfügbar ist, sollte sie wahrscheinlich nicht ausschließlich in seinem persönlichen OneDrive liegen.
Diese klare Trennung verhindert viele Probleme bei Urlaubsvertretungen, Mitarbeiterwechseln oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten.
3. Teams nicht zum zweiten E-Mail-Postfach machen
Microsoft Teams kann Kommunikation deutlich vereinfachen.
Es kann aber genauso schnell zu einer zusätzlichen Informationsflut führen.
Wenn jede kleine Information in einem neuen Chat landet, jeder Mitarbeiter eigene Gruppen erstellt und wichtige Entscheidungen irgendwo zwischen hunderten Nachrichten verschwinden, entsteht keine höhere Produktivität.
Deshalb lohnt sich eine einfache Struktur.
Direkte Chats eignen sich beispielsweise gut für kurze Abstimmungen.
Informationen, die für ein Projekt oder eine Abteilung dauerhaft relevant sind, gehören dagegen besser in einen entsprechenden Teams-Kanal.
Dadurch bleiben Diskussionen nachvollziehbar und neue Mitarbeiter können später sehen, welche Entscheidungen getroffen wurden.
Weniger Kanäle sind häufig besser
Unternehmen müssen nicht für jedes Thema einen eigenen Teams-Kanal erstellen.
Eine übersichtliche Struktur mit wenigen, sinnvoll benannten Bereichen funktioniert in kleinen Unternehmen meist besser als eine komplizierte Struktur mit dutzenden Unterbereichen.
4. Aufgaben nicht zwischen E-Mails verstecken
„Kannst du dich darum kümmern?“
Dieser Satz steht jeden Tag in unzähligen E-Mails und Teams-Nachrichten.
Das Problem: Eine Nachricht ist noch keine zuverlässige Aufgabenverwaltung.
Je mehr Mitarbeiter beteiligt sind, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.
Für wiederkehrende Aufgaben, kleine Projekte oder interne Maßnahmen kann beispielsweise Microsoft Planner sinnvoll sein.
Eine Aufgabe enthält dann direkt:
- einen Verantwortlichen
- ein Fälligkeitsdatum
- eine Beschreibung
- gegebenenfalls Checklisten
- relevante Dateien oder Links
Dadurch wird aus einer Nachricht eine nachvollziehbare Aufgabe.
Gerade kleine Teams profitieren davon, weil nicht sofort eine umfangreiche Projektmanagementsoftware eingeführt werden muss.
5. Besprechungen besser vorbereiten
Microsoft Teams hat Onlinebesprechungen selbstverständlich gemacht.
Leider bedeutet eine einfache Möglichkeit für Meetings nicht automatisch bessere Meetings.
Im Gegenteil: Je einfacher eine Besprechung organisiert werden kann, desto mehr Termine landen häufig im Kalender.
Ein paar einfache Regeln können helfen:
Eine Besprechung sollte einen klaren Zweck haben.
Bereits in der Einladung sollte erkennbar sein, worüber gesprochen oder welche Entscheidung getroffen werden soll.
Unterlagen sollten möglichst vorher zentral verfügbar sein.
Und Ergebnisse gehören nicht ausschließlich in die Erinnerung der Teilnehmer.
Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte sollten anschließend dort dokumentiert werden, wo das Team später darauf zugreifen kann.
Das kann je nach Arbeitsweise beispielsweise ein Teams-Kanal, eine gemeinsame Notiz, Planner oder eine andere zentrale Dokumentation sein.
6. Gemeinsames Arbeiten statt Dateien herumzuschicken
Eine der praktischsten Funktionen von Microsoft 365 wird im Arbeitsalltag häufig unterschätzt: mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
Das ist beispielsweise bei Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien hilfreich.
Statt nacheinander unterschiedliche Versionen zu bearbeiten, sehen die Beteiligten Änderungen direkt im gemeinsamen Dokument.
Das funktioniert besonders gut, wenn die Dateien konsequent zentral gespeichert werden.
Der eigentliche Produktivitätsgewinn entsteht deshalb nicht durch eine einzelne Funktion, sondern durch das Zusammenspiel aus zentraler Ablage und gemeinsamer Bearbeitung.
7. Standards im Unternehmen festlegen
Microsoft 365 bietet viele Möglichkeiten.
Genau das kann zum Problem werden.
Wenn jeder Mitarbeiter selbst entscheidet, wie Dateien gespeichert, Teams angelegt oder Informationen weitergegeben werden, entsteht mit der Zeit ein sehr unterschiedlicher Arbeitsstil.
Schon wenige gemeinsame Regeln können deshalb viel bewirken.
Zum Beispiel:
- Kundendokumente werden an einem festgelegten Ort gespeichert.
- Gemeinsame Dateien gehören nicht dauerhaft in persönliche OneDrive-Verzeichnisse.
- Teams-Chats werden für kurze Abstimmungen verwendet.
- Projektinformationen gehören in den jeweiligen Projektbereich.
- Aufgaben bekommen einen Verantwortlichen und einen Termin.
- Dateien werden nicht unnötig als E-Mail-Anhang verschickt.
Solche Regeln müssen keine 40-seitige Richtlinie sein.
Eine Seite mit klaren Vereinbarungen reicht für kleine Unternehmen oft bereits aus.
8. Nicht jedes Problem mit einem neuen Tool lösen
Auch das gehört zur Produktivität.
Wenn ein Unternehmen für jede neue Anforderung eine weitere Software einführt, entsteht schnell ein unübersichtlicher Werkzeugkasten.
Chat in Teams.
Aufgaben in einem anderen System.
Dateien in Microsoft 365.
Notizen in einer weiteren Anwendung.
Projekte in einem zusätzlichen Portal.
Informationen verteilen sich dadurch immer weiter.
Bevor ein weiteres Werkzeug eingeführt wird, lohnt sich deshalb die Frage:
Kann eine bereits vorhandene Anwendung in Microsoft 365 diese Aufgabe ausreichend gut übernehmen?
Die beste Lösung muss nicht immer die Anwendung mit den meisten Funktionen sein.
Für kleine Unternehmen ist häufig die Lösung sinnvoller, die Mitarbeiter tatsächlich verstehen und konsequent verwenden.
Produktivität entsteht durch klare Prozesse
Microsoft 365 kann die Zusammenarbeit in kleinen Unternehmen erheblich vereinfachen.
Aber die Einführung der Software allein reicht nicht.
Der größte Nutzen entsteht erst dann, wenn das Team einige grundlegende Fragen beantwortet:
Wo speichern wir gemeinsame Dateien?
Welche Informationen gehören nach Teams?
Wie vergeben wir Aufgaben?
Wo dokumentieren wir Entscheidungen?
Wann verwenden wir E-Mail und wann nicht?
Sind diese Regeln geklärt, verschwinden viele typische Reibungsverluste des Büroalltags.
Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen, arbeiten seltener mit veralteten Dokumenten und können Aufgaben leichter nachvollziehen.
Und genau darin liegt der eigentliche Vorteil von Microsoft 365: nicht darin, möglichst viele Anwendungen einzusetzen, sondern Informationen und Zusammenarbeit so zu organisieren, dass sie im Arbeitsalltag möglichst wenig Aufwand verursachen.
Fazit
Microsoft 365 kann für kleine Unternehmen eine sehr leistungsfähige Plattform sein.
Die entscheidende Frage lautet jedoch nicht: Welche Funktionen gibt es noch?
Sondern:
Wie können wir mit den vorhandenen Werkzeugen einfacher arbeiten?
Oft reichen bereits wenige Veränderungen: eine klare Dateiablage, weniger E-Mail-Anhänge, strukturierte Teams-Bereiche und eine nachvollziehbare Aufgabenverteilung.
Wer Microsoft 365 auf diese Weise betrachtet, macht aus einer Sammlung von Programmen eine gemeinsame Arbeitsumgebung.
Häufige Fragen zu Microsoft 365 im Arbeitsalltag
Ist Microsoft Teams ein Ersatz für E-Mail?
Nicht vollständig. Teams eignet sich besonders für schnelle interne Kommunikation, Projektabstimmungen und Zusammenarbeit. E-Mail bleibt beispielsweise für externe Kommunikation oder formellere Nachrichten sinnvoll. Entscheidend ist, im Unternehmen klare Regeln für beide Kommunikationswege festzulegen.
Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?
OneDrive ist in erster Linie für persönliche Arbeitsdateien gedacht. SharePoint eignet sich für gemeinsam genutzte Unternehmens-, Abteilungs- oder Projektdateien.
Sollten Dateien noch per E-Mail verschickt werden?
Bei gemeinsam bearbeiteten internen Dokumenten ist ein Link zur zentral gespeicherten Datei häufig sinnvoller. Dadurch arbeiten alle Beteiligten mit derselben Version.
Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt Microsoft Planner?
Nicht zwingend. Wenn Aufgaben bisher jedoch hauptsächlich über E-Mail oder Zuruf verteilt werden, kann bereits eine einfache Aufgabenübersicht für deutlich mehr Transparenz sorgen.
Wie verhindert man Chaos in Microsoft Teams?
Wenige klar definierte Teams und Kanäle sind meistens besser als eine sehr komplexe Struktur. Zusätzlich sollte festgelegt werden, welche Informationen in Chats und welche dauerhaft in Kanälen abgelegt werden.
Muss ein Unternehmen alle Microsoft-365-Funktionen nutzen?
Nein. Mehr Anwendungen bedeuten nicht automatisch mehr Produktivität. Sinnvoll ist, nur die Werkzeuge einzusetzen, für die es einen konkreten Anwendungsfall und klare Regeln gibt.
