2026 haben wir Obermann Consulting nach Microsoft 365 gebracht
netzwerkfähig hat 2026 die Microsoft-365-Migration der Obermann Consulting GmbH in Köln durchgeführt. Obermann Consulting steht für Beratung in den Bereichen Assessment Center und Development Center, Management Audit, Führungskräftetraining und HRM-Prozesse. Die Beratung im Kölner Rheinauhafen wird von Prof. Dr. Christof Obermann und Prof. Dr. Melanie Vonau geleitet und bringt langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Fach- und Führungskräften und in der Unterstützung bei HR-Prozessen mit.
Konkret hieß das für uns, dass wir die Mail, die Dateiablage und die gesamte Zusammenarbeit in Microsoft 365 zusammenführen mussten. Dabei arbeitet die Beratung täglich mit vertraulichen Unterlagen von Kandidaten und Auftraggebern. Deshalb war es wichtig, die Migration so zu planen, dass der Beratungsbetrieb nicht stillsteht.
Warum eine HR-Beratung besondere Anforderungen an Mail und Dateien hat
Gutachten, Assessment-Ergebnisse und Bewerbungsunterlagen sind vertraulich. Zudem arbeiten Berater oft flexibel beim Kunden, im eigenen Büro oder unterwegs. Daher müssen Mail und Dateien überall erreichbar sein und trotzdem geschützt bleiben.
Obermann Consulting weist auf der eigenen Website ein TISAX-Prüfergebnis für Informationssicherheit aus. Aus diesem Grund musste die neue Umgebung von Anfang an Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit abbilden. Der Datenschutz stand deshalb bei der Konfiguration der Cloud-Umgebung im Vordergrund.
Vorbereitung: Bestandsaufnahme, Lizenzmodell, Reihenfolge
Zunächst erstellt netzwerkfähig eine Bestandsaufnahme. Wir erfassen dabei alle Postfächer inklusive ihrer Größe und bestehender Regeln sowie die gesamte Dateiablage mit den aktuellen Berechtigungen. Darüber hinaus prüfen wir externe Freigaben, die angebundenen Anwendungen und die genutzten Geräte, weil daran hängt, was in welcher Reihenfolge umzieht. Für weitere Details besucht ihr unsere Seite zu Microsoft 365 in Köln.
Anschließend legen wir ein passendes Lizenzmodell fest, da dieses über die Sicherheit, die Geräteverwaltung und den verfügbaren Speicher entscheidet. Ihr findet dazu hilfreiche Informationen in unserem Artikel Microsoft-365-Lizenzen einfach erklärt. Zuerst läuft ein Testlauf mit wenigen Konten. Zudem planen wir die Reihenfolge der Migration nach Abteilungen oder Rollen, damit der Betrieb der Beratung weiterläuft.
Schließlich kommunizieren wir alle wichtigen Schritte rechtzeitig an die Mitarbeitenden. Die Beteiligten müssen konkret wissen, zu welchem Zeitpunkt die Umstellung erfolgt und was sich in ihrem Arbeitsalltag ändert. Wir klären zudem, welche Funktionen gleich bleiben und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Wer das vorher weiß, kommt am ersten Tag danach besser zurecht.
Umzug: Postfächer, Dateien und Zusammenarbeit
Im nächsten Schritt ziehen wir die Postfächer nach Exchange Online um. Dabei übertragen wir nicht nur die Inhalte, sondern auch Kalender, Kontakte, Regeln und Signaturen. Zudem richten wir gemeinsame Postfächer ein, zum Beispiel für zentrale Adressen wie Info oder Bewerbung. Was wir unter Cloud-Lösungen in Köln verstehen, steht auf der Leistungsseite.
Parallel dazu migrieren wir die Dateiablage nach SharePoint und OneDrive. Wir ersetzen die alten Laufwerksbuchstaben durch eine Struktur, die sich an Teams und Projekten orientiert. Die Berechtigungen vergeben wir dabei strikt nach der jeweiligen Rolle im Unternehmen. Darüber hinaus nutzen wir Teams für die interne Zusammenarbeit und Termine mit Auftraggebern.
Die technische Umstellung der Geräte und Outlook-Profile erfolgt grundsätzlich außerhalb der Kernarbeitszeit. Wir arbeiten mit einer Prüfliste für jeden Arbeitsplatz und gleichen die Postfächer genau ab. Am ersten Morgen nach der Umstellung stellen wir einen Ansprechpartner bereit, der entweder im Haus oder telefonisch für Rückfragen zur Verfügung steht.
Sicherheit nach dem Umzug: Anmeldung, Zugriff, Sicherung
Nach der Migration richten wir die Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer ein. Zudem gelten Regeln für Anmeldungen von außerhalb des Büros. Wie wir Microsoft-365-Umgebungen absichern, steht auf der Seite IT-Sicherheit in Köln.
Die Zugriffsrechte steuern wir konsequent nach Rollen. Externe Freigaben sind nur kontrolliert möglich und laufen nach einer festgelegten Zeit automatisch ab. Zudem implementieren wir Schutzmaßnahmen gegen Phishing und Schadsoftware in den E-Mails. Gäste erhalten nur Zugriff auf die Bereiche, die für ihre spezifische Aufgabe notwendig sind.
Ein wichtiger Punkt ist die zusätzliche Sicherung der Microsoft-365-Daten für Postfächer, OneDrive und SharePoint. Wir nutzen hierfür eine eigene Aufbewahrung, denn die Plattform selbst ersetzt keine Sicherung gegen versehentliches Löschen oder Verschlüsselung. Abschließend erstellen wir eine vollständige Dokumentation und übergeben diese an den Kunden.
Was sich für Beraterinnen und Berater im Alltag ändert
Für die Berater bedeutet die Cloud-Umgebung, dass Mail, Kalender und Dateien auf dem Notebook, dem Smartphone und im Browser identisch sind. Dokumente können nun gemeinsam bearbeitet werden, statt verschiedene Versionen per Mail zu verschicken. Teams dient dabei als zentraler Ort für interne Abstimmungen und Termine mit Auftraggebern. Der Zugriff vom Kundenstandort aus erfolgt über eine geschützte Anmeldung, wobei die Berechtigungen der Rolle und nicht dem Gerät folgen.
Gleichzeitig bleiben viele gewohnte Elemente erhalten, wie zum Beispiel die E-Mail-Adressen, die Signaturen und die grundlegende Ordnerlogik. Auch die bekannten Ansprechpartner für IT-Fragen stehen weiterhin zur Verfügung. Je mehr gleich bleibt, desto eher nutzen die Mitarbeitenden die neuen Werkzeuge im Alltag.
Stimme der Kundin
Martina Lauterbach hat die Umstellung auf Kundenseite begleitet.
Martina Lauterbach, Office Managerin, Obermann Consulting GmbH: „Die Umstellung auf Microsoft 365 lief neben unserem Tagesgeschäft ab. Die Mitarbeitenden wussten zu jedem Zeitpunkt, wen sie bei Fragen ansprechen können.“
Was das für andere Beratungen, Kanzleien und Praxen in Köln bedeutet
Viele Beratungen, Kanzleien und Praxen in Köln und dem Rheinland arbeiten täglich mit vertraulichen Daten. Da diese kleinen und mittleren Unternehmen selten eine eigene IT-Abteilung haben, ist eine Migration eine Frage der Vorbereitung und der richtigen Sicherheitseinstellungen. netzwerkfähig führt solche Projekte für kleine und mittelständische Unternehmen durch und übernimmt die anschließende Betreuung der Umgebung. Den ersten Schritt beschreibt die Seite IT-Beratung in Köln.
Wer den aktuellen Stand seiner IT prüfen möchte, kann unseren kostenlosen IT-Betreuungs-Check nutzen. Das Ergebnis liegt sofort vor und erfordert keinen vorherigen Kontakt.
