Externer IT-Administrator für kleine und mittlere Unternehmen in Köln

Wir kümmern uns um das komplette Onboarding und Offboarding eurer Mitarbeiter. Vor dem ersten Arbeitstag richten wir Notebooks, Smartphones und Microsoft 365-Zugänge ein, sodass neue Kollegen sofort arbeitsfähig sind. Beim Ausscheiden sperren wir alle Zugänge sofort und vollständig, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden.

Zusätzlich spielen wir Patches für Server und Arbeitsplätze kontrolliert ein, um Sicherheitslücken zu schließen. Eure Backups werden nicht nur eingerichtet, sondern laufend auf ihre Wiederherstellbarkeit geprüft. Eine saubere Dokumentation eurer Systeme stellt sicher, dass das Wissen im Unternehmen bleibt.

Benutzer, Updates, Backups – die tägliche IT-Arbeit, sauber erledigt

Der Alltag entscheidet darüber, wie zuverlässig eure IT ist. Nicht das große Projekt, sondern die Fragen: Werden Updates regelmäßig eingespielt? Läuft die Datensicherung wirklich? Sind Benutzerkonten und Berechtigungen aktuell? Genau diese Arbeit übernehmen wir – strukturiert und nachvollziehbar.

Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, richten wir Benutzerkonto, E-Mail-Postfach, Berechtigungen und Arbeitsplatz ein, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Verlässt jemand das Unternehmen, sperren wir alle Zugänge sofort und vollständig – ein Punkt, der in vielen Unternehmen untergeht und ein echtes Sicherheitsrisiko ist.

Updates und Patches spielen wir regelmäßig und kontrolliert ein – für Server, Arbeitsplätze und Anwendungen. So werden bekannte Sicherheitslücken geschlossen, bevor sie ausgenutzt werden. Und weil wir Updates gezielt planen, stört kein unbedachtes Update mitten am Tag den Betrieb.

Eure Datensicherung richten wir nicht nur ein – wir kontrollieren sie laufend und testen die Wiederherstellung. Denn ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Hoffnung. Dazu kommt eine saubere Dokumentation eurer Systeme, Zugänge und Konfigurationen, damit euer IT-Wissen nicht in einem einzigen Kopf steckt.

Das Ergebnis: eine IT, die gepflegt wird wie von einer eigenen IT-Abteilung – nur ohne eigene IT-Abteilung.

Was gehört zum IT-Onboarding?

Neue Mitarbeiter brauchen am ersten Tag ein fertig eingerichtetes Notebook, ein Smartphone mit allen Apps, die richtigen Zugänge – und jemanden, der sie beim Start begleitet. Genau das übernehmen wir.

Onboarding und Offboarding – Benutzer, Notebooks und Smartphones startklar

Ein neuer Mitarbeiter, der am ersten Arbeitstag vor einem leeren Schreibtisch sitzt und auf Zugänge wartet, kostet Geld und Motivation. Deshalb übernehmen wir als euer externer IT-Administrator das komplette Onboarding und Offboarding eurer Benutzer – zuverlässig und rechtzeitig geplant.

Vor dem ersten Tag richten wir Notebook und Arbeitsplatz fertig ein: Betriebssystem und Updates, alle Programme, Drucker, E-Mail-Postfach, Microsoft 365 und genau die Berechtigungen, die zur Rolle passen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Beschaffung passender Geräte – dann kommt Hardware an, die sofort einsatzbereit ist.

Auch Smartphones und Tablets machen wir betriebsbereit: eingerichtet mit E-Mail, Teams und den Apps, die wirklich gebraucht werden – geschäftliche und private Daten sauber getrennt und zentral verwaltet, damit ein verlorenes Gerät kein Sicherheitsrisiko wird.

Technik allein reicht aber nicht. Wir begleiten neue Mitarbeiter beim Start: mit einer kurzen Einweisung in Anmeldung, E-Mail, Telefonie und Dateiablage – und einem festen Ansprechpartner für die Fragen der ersten Tage. Euer neuer Kollege ist ab Tag eins arbeitsfähig, ohne dass intern jemand dafür Zeit opfern muss.

Genauso sorgfältig ist unser Offboarding: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sperren wir alle Zugänge zum Stichtag, sichern Postfach und Daten für die Übergabe und setzen Notebook und Smartphone für den nächsten Benutzer neu auf. Kein offenes Konto, kein vergessenes Gerät, keine Lücke.

Wir richten die Mehrfaktor-Authentifizierung ein und sorgen dafür, dass Zugriffe sauber geregelt sind. Dabei prüfen wir regelmäßig eure Lizenzen, um unnötige Kosten für nicht genutzte Pläne zu vermeiden. So passt die gebuchte Umgebung genau zu eurem tatsächlichen Bedarf.

Ein wichtiger Teil unserer Betreuung ist das externe Backup für Microsoft 365. Da die integrierte Versionierung keine echte Datensicherung ist, schützen wir eure E-Mails und Dateien vor versehentlichem Löschen oder kompromittierten Konten durch eine separate Sicherungsstrategie.

Microsoft 365 Administration – Benutzer, Lizenzen und Sicherheit im Griff

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen die zentrale Arbeitsumgebung: E-Mail, Teams, SharePoint, OneDrive und Office laufen darüber. Damit das sicher und zuverlässig funktioniert, braucht die Umgebung eine aktive Verwaltung – von den Benutzerkonten über Berechtigungen bis zu den Sicherheitseinstellungen.

Als euer externer IT-Administrator übernehmen wir die komplette Administration eurer Microsoft-365-Umgebung: Wir legen Benutzer an, verwalten Postfächer, Teams und Freigaben, richten Mehrfaktor-Authentifizierung ein und sorgen dafür, dass Zugriffe sauber geregelt sind – auch dann, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Auch bei den Lizenzen lohnt sich ein genauer Blick: In vielen Unternehmen werden Lizenzen bezahlt, die niemand nutzt, oder Pläne gebucht, die nicht zum Bedarf passen. Wir prüfen regelmäßig, was ihr wirklich braucht – das spart oft mehr, als die Betreuung kostet.

Ein Punkt, der häufig übersehen wird: Gelöschte E-Mails, überschriebene Dateien oder ein kompromittiertes Konto sind ohne eigenes Backup schnell ein echtes Problem. Papierkorb und Versionierung sind keine Datensicherung. Deshalb gehört ein sauberes Backup für Microsoft 365 für uns fest zur Administration dazu.

Wir implementieren aktuelle Systeme, Virenschutz, eine konfigurierte Firewall und die Mehrfaktor-Authentifizierung. Dabei prüfen wir regelmäßig, ob eure Datensicherungen auch einem Verschlüsselungsangriff standhalten würden, um die Handlungsfähigkeit im Ernstfall zu garantieren.

Auch beim Datenschutz unterstützen wir euch: Wir klären, wer Zugriff auf welche personenbezogenen Informationen hat und wie Altgeräte sicher entsorgt werden. Wir sorgen dafür, dass ihr kein leichtes Ziel seid und Auffälligkeiten schnell erkannt werden, unterstützt durch eine klare Dokumentation.

IT-Sicherheit im Alltag – Schutz, der einfach mitläuft

IT-Sicherheit ist für uns kein Zusatzprodukt, sondern fester Bestandteil der IT-Administration. Die meisten Sicherheitsvorfälle in kleinen und mittleren Unternehmen haben wenig mit spektakulären Hackerangriffen zu tun. Sie entstehen durch fehlende Updates, schwache oder mehrfach genutzte Passwörter, vergessene Zugänge ehemaliger Mitarbeiter oder eine Datensicherung, die im Ernstfall nicht funktioniert.

Als euer externer IT-Administrator kümmern wir uns deshalb um die Grundlagen, die wirklich zählen: aktuelle Systeme, Virenschutz, eine sauber konfigurierte Firewall, Mehrfaktor-Authentifizierung und klar geregelte Berechtigungen. Dazu kommt der regelmäßige Blick auf eure Datensicherung – inklusive der Frage, ob sie auch einen Verschlüsselungsangriff überstehen würde.

Auch beim Datenschutz denken wir mit: Wer hat Zugriff auf welche Daten? Wo liegen personenbezogene Informationen? Was passiert mit Altgeräten und alten Konten? Das sind unspektakuläre Fragen – aber genau die, die im Ernstfall über Schaden und Haftung entscheiden.

Hundertprozentige Sicherheit können wir euch nicht versprechen – das kann niemand seriös. Aber wir sorgen dafür, dass euer Unternehmen kein leichtes Ziel ist, dass Auffälligkeiten schnell erkannt werden und dass ihr im Ernstfall handlungsfähig bleibt: mit funktionierenden Backups, klarer Dokumentation und einem Partner, der eure Umgebung kennt.

Die meisten Anfragen lösen wir direkt per Fernwartung. Sollte ein Vor-Ort-Termin nötig sein, sind wir in Köln, Leverkusen, Langenfeld und Umgebung schnell bei euch. Wir vereinbaren feste Reaktionszeiten und klare Kommunikationswege, damit der Support nicht vom Zufall abhängt.

Jede Anfrage wird nachvollziehbar dokumentiert, sodass nichts verloren geht. Wenn Probleme wiederholt auftreten, suchen wir die Ursache und beheben sie dauerhaft. Das unterscheidet unsere IT-Administration von einer reinen Störungsannahme, da wir die Stabilität eurer Systeme langfristig erhöhen.

Support für euer Team – feste Ansprechpartner statt Warteschleife

Wenn der Drucker streikt, ein Programm nicht startet oder eine Datei verschwunden ist, brauchen eure Mitarbeiter schnelle und unkomplizierte Hilfe – keine Warteschleife und keine Ticketnummer-Odyssee.

Damit Support nicht vom Zufall abhängt, vereinbaren wir mit euch feste Reaktionszeiten und klare Wege, auf denen eure Mitarbeiter uns erreichen. Jede Anfrage wird nachvollziehbar dokumentiert – nichts geht verloren, und ihr könnt jederzeit sehen, was gerade ansteht.

Und weil wiederkehrende Probleme auf Dauer teurer sind als ihre Ursache: Wenn ein Thema immer wieder auftaucht, suchen wir die Wurzel und schaffen sie aus der Welt. Das unterscheidet echte IT-Administration von reiner Störungsannahme.

Die Kosten richten sich nach der Zahl der Arbeitsplätze, der Server und dem gewünschten Betreuungsumfang. Nach einer Bestandsaufnahme erhaltet ihr ein transparentes Angebot ohne versteckte Kosten. Wir empfehlen nur Hardware und Software, die euer Unternehmen wirklich benötigt.

Größere Projekte wie Serverwechsel oder Migrationen kalkulieren wir separat und transparent vor dem Start. Sollte euer Unternehmen so wachsen, dass eigenes IT-Personal sinnvoll wird, sagen wir euch das offen und arbeiten gerne mit eurer internen IT zusammen, statt sie zu ersetzen.

Transparente Kosten – ihr wisst, wofür ihr bezahlt

Ein eigener IT-Administrator in Vollzeit kostet mit Gehalt und Nebenkosten schnell einen mittleren fünfstelligen Betrag pro Jahr – für viele kleine und mittelständische Unternehmen weder nötig noch wirtschaftlich. Gleichzeitig ist die IT längst zu wichtig, um sie nebenbei zu betreiben. Genau für diese Lücke gibt es uns.

Was die Betreuung durch uns kostet, richtet sich nach eurer Umgebung: nach der Zahl der Arbeitsplätze und Server, dem Zustand eurer IT und dem Betreuungsumfang, den ihr euch wünscht. Nach der Bestandsaufnahme bekommt ihr ein klares Angebot – transparent aufgeschlüsselt, ohne versteckte Kosten und ohne Kleingedrucktes.

Genauso wichtig wie der Preis ist uns die Nachvollziehbarkeit: Ihr seht, welche Leistungen ihr bekommt und was wir getan haben. Und wir empfehlen nur, was euer Unternehmen wirklich braucht – unser Interesse sind stabile Systeme und eine lange Zusammenarbeit, keine schnellen Zusatzverkäufe.

Auch hier bleiben wir ehrlich: Größere Projekte wie ein Serverwechsel, eine Migration oder neue Hardware kalkulieren wir separat und transparent, bevor wir starten. Und ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt sich eigenes IT-Personal. Wenn ihr diesen Punkt erreicht, sagen wir euch das offen – und arbeiten gerne mit eurer internen IT zusammen, statt sie zu ersetzen.

Wir erstellen eine vollständige Dokumentation eurer IT und überführen alle Passwörter in eine sichere Verwaltung, auf die ihr jederzeit Zugriff behaltet. Bei einem Wechsel von einem anderen Dienstleister übernehmen wir die Umgebung geordnet, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.

In den ersten Wochen priorisieren wir die dringendsten Punkte wie Updates, Datensicherung und Sicherheitsthemen. Im Anschluss erhaltet ihr einen ehrlichen Statusbericht, aus dem hervorgeht, was bereits gut funktioniert, was kurzfristig erledigt werden muss und welche Themen warten können.

Der Start mit uns – Bestandsaufnahme, Dokumentation, geordnete Übernahme

Der Wechsel des IT-Betreuers fühlt sich für viele Unternehmen riskant an – schließlich hängt der Betrieb an der IT. Deshalb starten wir strukturiert und ohne Hauruck: Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme, bei der wir Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Microsoft 365, Datensicherung und Verträge systematisch erfassen.

Daraus entsteht eine vollständige Dokumentation eurer IT – oft die erste, die es im Unternehmen überhaupt gibt. Zugänge und Passwörter überführen wir in eine sichere Passwortverwaltung, auf die ihr als Unternehmen jederzeit Zugriff behaltet. Eure IT gehört euch – wir verwalten sie nur.

Kommt ihr von einem anderen IT-Dienstleister, übernehmen wir die Umgebung geordnet und professionell. Was wir dafür brauchen, fordern wir strukturiert an; der laufende Betrieb wird dabei nicht unterbrochen. Auch eine Übergangsphase, in der der bisherige Betreuer noch erreichbar bleibt, lässt sich meist gut vereinbaren.

In den ersten Wochen kümmern wir uns um die dringendsten Punkte – meist Updates, Datensicherung und offene Sicherheitsthemen – und legen euch dann einen ehrlichen Statusbericht vor: Was ist gut? Was muss kurzfristig gemacht werden? Was kann warten? So wisst ihr von Anfang an, woran ihr seid.