zuverlässig | erreichbar | euer Helpdesk – spontan per Remote oder geplant vor Ort
Wann lohnt sich ein externer IT-Administrator?
Immer dann, wenn IT im Alltag nebenbei läuft: wenn niemand im Unternehmen wirklich Zeit für Updates, Backups, Benutzerkonten und Sicherheit hat – aber alle darauf angewiesen sind, dass die IT funktioniert.
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen läuft die IT nebenbei. Der Chef richtet Benutzer ein, ein technikaffiner Kollege kümmert sich um den Server, und Updates werden gemacht, wenn gerade Zeit ist. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Genau hier setzen wir als euer externer IT-Administrator an.
Wir übernehmen die IT-Administration für Unternehmen in Köln und Umgebung: Benutzerverwaltung, Updates, Backups, Server, Microsoft 365, IT-Sicherheit und Support. Ihr bekommt feste Ansprechpartner, die eure Umgebung kennen und Verantwortung übernehmen – ohne dass ihr dafür eine eigene IT-Stelle schaffen müsst.
Eine Sache ist uns besonders wichtig: Wir versprechen keine IT ohne Störungen – die gibt es nicht. Was wir bieten, ist eine sauber gewartete Umgebung, kurze Reaktionswege und ein offener Umgang mit Problemen und Risiken. Wenn etwas schiefläuft, erfahrt ihr es von uns – zusammen mit einem Plan, wie wir es lösen.
IT-Administration bedeutet für uns mehr, als Störungen zu beheben. Wir dokumentieren eure Systeme, überwachen sie aktiv und halten sie aktuell – und wir denken mit: von der Lizenzverwaltung über die Datensicherung bis zu der Frage, welche Investition sich wirklich lohnt und welche nicht.
Unser Ziel: Ihr kümmert euch um euer Geschäft – wir kümmern uns um eure IT.
Was macht ein externer IT-Administrator?
Neue Mitarbeiter einrichten, ausscheidende sauber sperren, Updates einspielen, Datensicherungen kontrollieren, Störungen beheben: die tägliche Arbeit, die eure IT zuverlässig hält.
Der Alltag entscheidet darüber, wie zuverlässig eure IT ist. Nicht das große Projekt, sondern die Fragen: Werden Updates regelmäßig eingespielt? Läuft die Datensicherung wirklich? Sind Benutzerkonten und Berechtigungen aktuell? Genau diese Arbeit übernehmen wir – strukturiert und nachvollziehbar.
Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, richten wir Benutzerkonto, E-Mail-Postfach, Berechtigungen und Arbeitsplatz ein, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Verlässt jemand das Unternehmen, sperren wir alle Zugänge sofort und vollständig – ein Punkt, der in vielen Unternehmen untergeht und ein echtes Sicherheitsrisiko ist.
Updates und Patches spielen wir regelmäßig und kontrolliert ein – für Server, Arbeitsplätze und Anwendungen. So werden bekannte Sicherheitslücken geschlossen, bevor sie ausgenutzt werden. Und weil wir Updates gezielt planen, stört kein unbedachtes Update mitten am Tag den Betrieb.
Eure Datensicherung richten wir nicht nur ein – wir kontrollieren sie laufend und testen die Wiederherstellung. Denn ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Hoffnung. Dazu kommt eine saubere Dokumentation eurer Systeme, Zugänge und Konfigurationen, damit euer IT-Wissen nicht in einem einzigen Kopf steckt.
Das Ergebnis: eine IT, die gepflegt wird wie von einer eigenen IT-Abteilung – nur ohne eigene IT-Abteilung.
Was gehört zum IT-Onboarding?
Neue Mitarbeiter brauchen am ersten Tag ein fertig eingerichtetes Notebook, ein Smartphone mit allen Apps, die richtigen Zugänge – und jemanden, der sie beim Start begleitet. Genau das übernehmen wir.
Ein neuer Mitarbeiter, der am ersten Arbeitstag vor einem leeren Schreibtisch sitzt und auf Zugänge wartet, kostet Geld und Motivation. Deshalb übernehmen wir als euer externer IT-Administrator das komplette Onboarding und Offboarding eurer Benutzer – zuverlässig und rechtzeitig geplant.
Vor dem ersten Tag richten wir Notebook und Arbeitsplatz fertig ein: Betriebssystem und Updates, alle Programme, Drucker, E-Mail-Postfach, Microsoft 365 und genau die Berechtigungen, die zur Rolle passen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Beschaffung passender Geräte – dann kommt Hardware an, die sofort einsatzbereit ist.
Auch Smartphones und Tablets machen wir betriebsbereit: eingerichtet mit E-Mail, Teams und den Apps, die wirklich gebraucht werden – geschäftliche und private Daten sauber getrennt und zentral verwaltet, damit ein verlorenes Gerät kein Sicherheitsrisiko wird.
Technik allein reicht aber nicht. Wir begleiten neue Mitarbeiter beim Start: mit einer kurzen Einweisung in Anmeldung, E-Mail, Telefonie und Dateiablage – und einem festen Ansprechpartner für die Fragen der ersten Tage. Euer neuer Kollege ist ab Tag eins arbeitsfähig, ohne dass intern jemand dafür Zeit opfern muss.
Genauso sorgfältig ist unser Offboarding: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sperren wir alle Zugänge zum Stichtag, sichern Postfach und Daten für die Übergabe und setzen Notebook und Smartphone für den nächsten Benutzer neu auf. Kein offenes Konto, kein vergessenes Gerät, keine Lücke.
Microsoft 365 sicher verwaltet
Benutzer, Lizenzen, Berechtigungen, Sicherheit: Microsoft 365 nimmt euch viel Arbeit ab – verwaltet sich aber nicht von selbst. Wir übernehmen die Administration eurer Umgebung.
Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen die zentrale Arbeitsumgebung: E-Mail, Teams, SharePoint, OneDrive und Office laufen darüber. Damit das sicher und zuverlässig funktioniert, braucht die Umgebung eine aktive Verwaltung – von den Benutzerkonten über Berechtigungen bis zu den Sicherheitseinstellungen.
Als euer externer IT-Administrator übernehmen wir die komplette Administration eurer Microsoft-365-Umgebung: Wir legen Benutzer an, verwalten Postfächer, Teams und Freigaben, richten Mehrfaktor-Authentifizierung ein und sorgen dafür, dass Zugriffe sauber geregelt sind – auch dann, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Auch bei den Lizenzen lohnt sich ein genauer Blick: In vielen Unternehmen werden Lizenzen bezahlt, die niemand nutzt, oder Pläne gebucht, die nicht zum Bedarf passen. Wir prüfen regelmäßig, was ihr wirklich braucht – das spart oft mehr, als die Betreuung kostet.
Ein Punkt, der häufig übersehen wird: Gelöschte E-Mails, überschriebene Dateien oder ein kompromittiertes Konto sind ohne eigenes Backup schnell ein echtes Problem. Papierkorb und Versionierung sind keine Datensicherung. Deshalb gehört ein sauberes Backup für Microsoft 365 für uns fest zur Administration dazu.
Wie sicher ist eure IT wirklich?
Die meisten erfolgreichen Angriffe auf kleine Unternehmen nutzen bekannte Schwächen: fehlende Updates, schwache Passwörter, offene Zugänge ehemaliger Mitarbeiter. Genau da setzen wir an.
IT-Sicherheit ist für uns kein Zusatzprodukt, sondern fester Bestandteil der IT-Administration. Die meisten Sicherheitsvorfälle in kleinen und mittleren Unternehmen haben wenig mit spektakulären Hackerangriffen zu tun. Sie entstehen durch fehlende Updates, schwache oder mehrfach genutzte Passwörter, vergessene Zugänge ehemaliger Mitarbeiter oder eine Datensicherung, die im Ernstfall nicht funktioniert.
Als euer externer IT-Administrator kümmern wir uns deshalb um die Grundlagen, die wirklich zählen: aktuelle Systeme, Virenschutz, eine sauber konfigurierte Firewall, Mehrfaktor-Authentifizierung und klar geregelte Berechtigungen. Dazu kommt der regelmäßige Blick auf eure Datensicherung – inklusive der Frage, ob sie auch einen Verschlüsselungsangriff überstehen würde.
Auch beim Datenschutz denken wir mit: Wer hat Zugriff auf welche Daten? Wo liegen personenbezogene Informationen? Was passiert mit Altgeräten und alten Konten? Das sind unspektakuläre Fragen – aber genau die, die im Ernstfall über Schaden und Haftung entscheiden.
Hundertprozentige Sicherheit können wir euch nicht versprechen – das kann niemand seriös. Aber wir sorgen dafür, dass euer Unternehmen kein leichtes Ziel ist, dass Auffälligkeiten schnell erkannt werden und dass ihr im Ernstfall handlungsfähig bleibt: mit funktionierenden Backups, klarer Dokumentation und einem Partner, der eure Umgebung kennt.
Schnelle Hilfe, die euch kennt
Keine anonyme Hotline und kein Erklären der halben IT bei jedem Anruf: Ihr erreicht feste Ansprechpartner, die eure Systeme selbst betreuen und die meisten Probleme direkt per Fernwartung lösen.
Wenn der Drucker streikt, ein Programm nicht startet oder eine Datei verschwunden ist, brauchen eure Mitarbeiter schnelle und unkomplizierte Hilfe – keine Warteschleife und keine Ticketnummer-Odyssee.
Bei uns erreicht ihr feste Ansprechpartner, die eure Systeme kennen, weil sie sie selbst betreuen. Die meisten Anfragen lösen wir direkt per Fernwartung, ohne dass jemand vorbeikommen muss. Und wenn doch: Wir sind in Köln zu Hause und in Köln, Leverkusen, Langenfeld und der Umgebung schnell bei euch vor Ort.
Damit Support nicht vom Zufall abhängt, vereinbaren wir mit euch feste Reaktionszeiten und klare Wege, auf denen eure Mitarbeiter uns erreichen. Jede Anfrage wird nachvollziehbar dokumentiert – nichts geht verloren, und ihr könnt jederzeit sehen, was gerade ansteht.
Und weil wiederkehrende Probleme auf Dauer teurer sind als ihre Ursache: Wenn ein Thema immer wieder auftaucht, suchen wir die Wurzel und schaffen sie aus der Welt. Das unterscheidet echte IT-Administration von reiner Störungsannahme.
Was kostet ein externer IT-Administrator?
Das hängt von eurer Umgebung ab: Arbeitsplätze, Server und gewünschter Betreuungsumfang. Nach einer Bestandsaufnahme bekommt ihr ein transparentes Angebot – deutlich günstiger als eine eigene IT-Stelle.
Ein eigener IT-Administrator in Vollzeit kostet mit Gehalt und Nebenkosten schnell einen mittleren fünfstelligen Betrag pro Jahr – für viele kleine Unternehmen weder nötig noch wirtschaftlich. Gleichzeitig ist die IT längst zu wichtig, um sie nebenbei zu betreiben. Genau für diese Lücke gibt es uns.
Was die Betreuung durch uns kostet, richtet sich nach eurer Umgebung: nach der Zahl der Arbeitsplätze und Server, dem Zustand eurer IT und dem Betreuungsumfang, den ihr euch wünscht. Nach der Bestandsaufnahme bekommt ihr ein klares Angebot – transparent aufgeschlüsselt, ohne versteckte Kosten und ohne Kleingedrucktes.
Genauso wichtig wie der Preis ist uns die Nachvollziehbarkeit: Ihr seht, welche Leistungen ihr bekommt und was wir getan haben. Und wir empfehlen nur, was euer Unternehmen wirklich braucht – unser Interesse sind stabile Systeme und eine lange Zusammenarbeit, keine schnellen Zusatzverkäufe.
Auch hier bleiben wir ehrlich: Größere Projekte wie ein Serverwechsel, eine Migration oder neue Hardware kalkulieren wir separat und transparent, bevor wir starten. Und ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt sich eigenes IT-Personal. Wenn ihr diesen Punkt erreicht, sagen wir euch das offen – und arbeiten gerne mit eurer internen IT zusammen, statt sie zu ersetzen.
Wie läuft der Wechsel ab?
Bestandsaufnahme, Dokumentation, geordnete Übernahme: Wir starten strukturiert und ohne Betriebsunterbrechung – auch wenn bisher ein anderer Dienstleister betreut hat.
Der Wechsel des IT-Betreuers fühlt sich für viele Unternehmen riskant an – schließlich hängt der Betrieb an der IT. Deshalb starten wir strukturiert und ohne Hauruck: Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme, bei der wir Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Microsoft 365, Datensicherung und Verträge systematisch erfassen.
Daraus entsteht eine vollständige Dokumentation eurer IT – oft die erste, die es im Unternehmen überhaupt gibt. Zugänge und Passwörter überführen wir in eine sichere Passwortverwaltung, auf die ihr als Unternehmen jederzeit Zugriff behaltet. Eure IT gehört euch – wir verwalten sie nur.
Kommt ihr von einem anderen IT-Dienstleister, übernehmen wir die Umgebung geordnet und professionell. Was wir dafür brauchen, fordern wir strukturiert an; der laufende Betrieb wird dabei nicht unterbrochen. Auch eine Übergangsphase, in der der bisherige Betreuer noch erreichbar bleibt, lässt sich meist gut vereinbaren.
In den ersten Wochen kümmern wir uns um die dringendsten Punkte – meist Updates, Datensicherung und offene Sicherheitsthemen – und legen euch dann einen ehrlichen Statusbericht vor: Was ist gut? Was muss kurzfristig gemacht werden? Was kann warten? So wisst ihr von Anfang an, woran ihr seid.
Ein externer IT-Administrator übernimmt die Aufgaben einer eigenen IT-Abteilung als Dienstleistung: Benutzerverwaltung, Updates, Datensicherung, Server, Microsoft 365, IT-Sicherheit und Support. Euer Unternehmen bekommt feste Ansprechpartner, die die IT-Umgebung kennen und laufend betreuen – ohne dass ihr dafür eigenes IT-Personal einstellen müsst.
Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung – typischerweise ab etwa fünf Arbeitsplätzen. Sobald die IT geschäftskritisch ist, aber nebenbei vom Chef oder einem technikaffinen Kollegen betreut wird, ist eine feste externe Betreuung meist zuverlässiger und am Ende günstiger als der Status quo.
Das hängt von eurer Umgebung ab: von der Zahl der Arbeitsplätze und Server, dem Zustand eurer IT und dem gewünschten Betreuungsumfang. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme bekommt ihr ein transparentes Angebot ohne versteckte Kosten. Zum Vergleich: Ein eigener Vollzeit-Administrator kostet mit Gehalt und Nebenkosten ein Vielfaches. Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir euch eine realistische Größenordnung.
In kleinen und mittleren Unternehmen: ja, in der Regel vollständig. Wir übernehmen dieselben Aufgaben – von der täglichen Administration bis zur Planung. In größeren Umgebungen arbeiten wir auch als Ergänzung zu internem IT-Personal, etwa für Urlaubsvertretung, Spezialthemen oder als zweite Ebene im Support.
Die meisten Anfragen lösen wir kurzfristig per Fernwartung. Feste Reaktionszeiten für Notfälle und normale Anfragen vereinbaren wir vertraglich, damit ihr euch darauf verlassen könnt. Und wenn es vor Ort sein muss: Wir sitzen in Köln und sind in Köln, Leverkusen, Langenfeld und Umgebung schnell bei euch.
Ja. Wir übernehmen eure IT geordnet und ohne Betriebsunterbrechung: Bestandsaufnahme, Übernahme der Zugänge, vollständige Dokumentation. Die nötigen Informationen fordern wir strukturiert beim bisherigen Dienstleister an. Wichtig zu wissen: Eure Systeme, Daten und Passwörter gehören euch – ein Wechsel ist immer möglich.
Ja, die Microsoft-365-Administration gehört fest dazu: Benutzer und Postfächer, Teams und SharePoint, Berechtigungen, Mehrfaktor-Authentifizierung und Sicherheitseinstellungen. Dazu prüfen wir eure Lizenzen auf unnötige Kosten und sorgen mit einem eigenen Backup dafür, dass eure Microsoft-365-Daten wirklich gesichert sind.
Alle Zugänge dokumentieren wir in einer sicheren Passwortverwaltung, auf die ihr als Unternehmen jederzeit Zugriff habt. Den Datenschutz regeln wir sauber über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Eure IT bleibt euer Eigentum – wir betreuen sie, aber wir machen euch nicht von uns abhängig.
Ja, sehr gerne. Wenn es bei euch einen IT-Verantwortlichen gibt, übernehmen wir die Themen, die intern keinen Platz haben: zweite Meinung, Spezialwissen, Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Monitoring rund um die Uhr oder größere Projekte. Wer was macht, legen wir gemeinsam klar fest.
Alles, was ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag braucht: Benutzerkonto, E-Mail-Postfach und Berechtigungen, ein fertig eingerichtetes Notebook, ein betriebsbereites Smartphone und der vorbereitete Arbeitsplatz. Wir richten das rechtzeitig vor dem Start ein und begleiten den neuen Kollegen in den ersten Tagen – so ist er ab Tag eins arbeitsfähig.
Zum Stichtag sperren wir alle Zugänge – vom Windows-Konto über Microsoft 365 bis zu Fachanwendungen und VPN. Das Postfach wird für die Übergabe gesichert, wichtige Daten bleiben für das Team verfügbar. Notebook und Smartphone nehmen wir zurück, setzen sie neu auf und geben Lizenzen frei. So bleibt kein offenes Konto und keine Sicherheitslücke zurück.
Gemeinsam klären wir, wie eure IT zuverlässig betreut wird
Ihr seid in Köln oder der Umgebung? Wir kommen gerne direkt zu euch für ein kostenloses Erstgespräch und schauen uns eure IT unverbindlich an.
Wenn ihr wissen möchtet, was ein externer IT-Administrator für euer Unternehmen konkret leisten kann, ist ein unverbindliches Gespräch der einfachste Einstieg. Dabei geht es nicht um Produktverkauf, sondern um eure Situation: Wie wird eure IT heute betreut? Wo klemmt es? Und was passiert eigentlich, wenn der Server morgen früh nicht mehr startet?
Auf Wunsch schauen wir uns eure Umgebung im Rahmen einer Bestandsaufnahme genauer an: Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Microsoft 365, Datensicherung und IT-Sicherheit. Ihr bekommt eine ehrliche Einschätzung, was gut ist, was kurzfristig gemacht werden sollte und was warten kann.
Daraus entstehen konkrete und realistische nächste Schritte. Das kann die vollständige IT-Betreuung sein, die Übernahme von Microsoft 365, ein sauberes Backup-Konzept oder zunächst nur die Behebung der dringendsten Punkte. Ihr entscheidet über das Tempo – wir sorgen dafür, dass jeder Schritt sitzt.
So bekommt ihr eine fundierte Entscheidungsgrundlage, bevor ihr euch langfristig bindet. Und wenn wir zusammenarbeiten, begleiten wir euch verlässlich im Alltag – mit festen Ansprechpartnern, transparenten Kosten und einer IT, um die sich endlich jemand aktiv kümmert.
Mehr zu unseren Leistungen: IT-Support, Managed Services, Microsoft 365, Netzwerk, Backup und KI-Beratung in Köln.
Wenn ihr eine branchenspezifische IT-Betreuung sucht, findet ihr hier die passenden Lösungen.
Ihr sprecht mit Menschen, die eure IT wirklich kennen – nicht mit einer anonymen Hotline. Kurze Wege, schnelle Hilfe und ein Team, das Verantwortung für eure Umgebung übernimmt.
Monitoring, Wartung und Updates laufen bei uns kontinuierlich im Hintergrund. So erkennen wir Probleme, bevor sie den Betrieb stören – statt erst zu kommen, wenn nichts mehr geht.
Aktuelle Systeme, saubere Berechtigungen, getestete Backups und ein klarer Umgang mit sensiblen Daten: IT-Sicherheit ist bei uns Bestandteil der Administration, kein teures Extra.
Klare Angebote statt Überraschungsrechnungen: Ihr wisst, welche Leistung ihr bekommt und was sie kostet. Wir empfehlen nur, was euer Unternehmen wirklich braucht – und verdienen an stabilen Systemen, nicht an euren Störungen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Mapbox. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von OpenStreetMap. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Google Maps. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen