IT-Ausfallkosten-Rechner: Was kostet eine Stunde IT-Stillstand?

Wie werden IT-Ausfallkosten berechnet?

Die Berechnung beginnt mit einer einfachen Formel. Die Kosten je Ausfallstunde ergeben sich aus der Zahl der betroffenen Mitarbeiter mal den Personalkosten je Stunde mal der Abhängigkeit von der IT in Prozent. Um die gesamte betroffene Arbeitszeit für einen Ausfall zu ermitteln, multipliziert ihr diesen Wert anschließend mit der Dauer in Arbeitsstunden. Konkret bedeutet das in einem Rechenbeispiel: 20 Mitarbeiter mal 45 Euro mal 4 Stunden mal 100 Prozent ergeben 3.600 Euro. Das entspricht 900 Euro je Ausfallstunde.

Für die Nutzung des IT-Ausfallkosten-Rechners müsst ihr die einzelnen Eingabefelder verstehen. Die Personalkosten je Stunde beinhalten sowohl den Bruttoverdienst als auch die Lohnnebenkosten. Laut dem Statistischen Bundesamt zahlten Arbeitgeber im Jahr 2025 zusätzlich 29 Euro Lohnnebenkosten auf 100 Euro Bruttoverdienst. Die Dauer zählt zudem nur die Arbeitsstunden im regulären Betrieb. Ein Ausfall über Nacht kostet daher bei normalen Arbeitszeiten keine Arbeitszeit.

Die Abhängigkeit von der IT beschreibt den Anteil der Arbeit, der ruht, solange die Systeme stehen. In der Praxis bedeutet eine Abhängigkeit von 100 Prozent, dass ohne IT gar nicht gearbeitet werden kann. Das Statistische Bundesamt nennt für 2025 im Durchschnitt 45,00 Euro Arbeitskosten je geleisteter Stunde. In kleinen und mittleren Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten lagen diese Kosten im Jahr 2024 laut Eurostat bei 36,71 Euro.

Kurz gesagt zeigt der Rechner oben den Wert der bezahlten Arbeitszeit ohne Ergebnis. Dies ist allerdings kein zusätzlicher Geldabfluss für euer Unternehmen. Denn die Gehälter werden ohnehin gezahlt, unabhängig davon, ob die IT funktioniert oder nicht.

Welche direkten und indirekten Kosten entstehen?

Zum Wert der betroffenen Arbeitszeit können echte Zusatzkosten hinzukommen. Direkte Kosten entstehen zum Beispiel durch Rechnungen externer Dienstleister oder den Kauf von Ersatzhardware. Hinzu kommen unter Umständen Kosten für eine Datenrettung. Auch bezahlte Überstunden und Zuschläge gehören dazu, weil Mitarbeiter Liegengebliebenes nachholen müssen.

Indirekte Folgen sind oft schwerer zu greifen, aber dennoch real. Dazu zählt Arbeit, die sich nicht mehr nachholen lässt. Ebenso gehören Aufträge oder Verkäufe dazu, die endgültig verloren gehen, sowie verschobene Termine. Hier kommt der Begriff des Deckungsbeitrags ins Spiel. Dieser bezeichnet den verlorenen Umsatz minus der dadurch eingesparten variablen Kosten, wie zum Beispiel Material oder Wareneinsatz.

Dabei müsst ihr eine mögliche Doppelzählung vermeiden. Wer den entgangenen Deckungsbeitrag und die Personalkosten der verlorenen Arbeitszeit addiert, zählt denselben Verlust zweimal. Das liegt daran, dass die Gehälter ohnehin gezahlt werden und somit bereits im Deckungsbeitrag stecken. Deshalb zeigt der IT-Ausfallkosten-Rechner im Expertenmodus zwei getrennte Sichten, die ihr nie addieren dürft.

Die Kostensicht umfasst die nicht aufholbare Arbeitszeit plus die tatsächlichen Zusatzkosten. Die Umsatzsicht berechnet stattdessen den entgangenen Deckungsbeitrag plus die Zusatzkosten. Vertragsstrafen, Datenverlust oder ein Imageschaden können ebenfalls real sein. Diese Faktoren lassen sich allerdings aus allgemeinen Angaben nicht seriös beziffern.

Die folgende Übersicht verdeutlicht die verschiedenen Kostenarten.

Was kostet ein IT-Ausfall bei 10, 20 oder 50 Mitarbeitern?

Die folgende Tabelle nutzt amtliche Durchschnittswerte statt des vorherigen Rechenbeispiels. Als Basis dienen die Arbeitskosten je geleisteter Stunde aus der Arbeitskostenerhebung 2024 von Eurostat. Für kleine und mittlere Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten liegt dieser Wert bei 36,71 Euro. Bei Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten beträgt er 39,65 Euro. Die Tabelle rechnet mit einer Abhängigkeit von 100 Prozent.

Die Werte lassen sich wie folgt deuten: Bei 20 Mitarbeitern bindet jede Stunde Stillstand rund 734 Euro Arbeitszeit. Ein ganzer Arbeitstag von 8 Stunden kostet in diesem Fall rund 5.874 Euro. Bei 50 Mitarbeitern steigt dieser Wert auf 1.983 Euro je Stunde und 15.860 Euro am Tag.

Wenn nur ein Teil der Arbeit an der IT hängt, sinken die Werte im gleichen Verhältnis. Bei einer Abhängigkeit von 50 Prozent reduziert sich der Betrag beispielsweise auf die Hälfte. Für Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten erhebt die amtliche Statistik keine Arbeitskosten. Dort helfen euch daher die eigenen Zahlen im Rechner oben.

Unterm Strich gilt: Wer die eigenen Werte einsetzt, bekommt eine genauere Zahl als jede Tabelle. Die amtlichen Daten dienen lediglich als Orientierung für den Vergleich.

Rechenbeispiele zum Verlinken

Jedes Beispiel rechnet mit den amtlichen Arbeitskosten je Stunde 2024 der passenden Unternehmensgröße (Eurostat). Der Link „Im Rechner öffnen“ übernimmt die Werte, die Adresse des Beispiels lässt sich direkt teilen.

IT-Ausfall bei 10 Mitarbeitern: Was kostet eine Stunde Stillstand?
10 Mitarbeiter × 36,71 € (10 bis 49 Beschäftigte) × 1 Stunde × 100 % = 367 € betroffene Arbeitszeit. Im Rechner öffnen

IT-Ausfall bei 30 Mitarbeitern: Welche Personalkosten sind bei vier Stunden Stillstand betroffen?
30 Mitarbeiter × 36,71 € (10 bis 49 Beschäftigte) × 4 Stunden × 100 % = 4.405 € betroffene Arbeitszeit. Im Rechner öffnen

IT-Ausfall bei 50 Mitarbeitern: Was kostet ein ganzer Arbeitstag ohne IT?
50 Mitarbeiter × 39,65 € (50 bis 249 Beschäftigte) × 8 Stunden × 100 % = 15.860 € betroffene Arbeitszeit. Im Rechner öffnen

Nur das Internet fällt aus: Was kostet ein halber Arbeitstag bei 20 Mitarbeitern und 50 % Abhängigkeit?
20 Mitarbeiter × 36,71 € (10 bis 49 Beschäftigte) × 4 Stunden × 50 % = 1.468 € betroffene Arbeitszeit. Im Rechner öffnen

Serverausfall, Internetausfall, Cyberangriff: Wo liegt der Unterschied?

Ein Serverausfall legt oft zentrale Dateien und Fachanwendungen lahm. Dazu gehören zum Beispiel die Warenwirtschaft, Kanzleisoftware oder die Pflegedokumentation. Häufig ist dann auch die Anmeldung am System nicht mehr möglich. Die Dauer des Ausfalls hängt davon ab, ob Ersatzhardware bereitsteht und wie schnell die Daten aus einer geprüften Sicherung zurückgeholt werden können.

Bei einem Internetausfall fallen Cloud-Dienste wie Microsoft 365, E-Mail und die Telefonie über das Internet weg. Lokale Arbeit kann jedoch teilweise weitergehen. Im IT-Ausfallkosten-Rechner entspricht dies einer Abhängigkeit unter 100 Prozent. Abgesichert wird dieser Bereich in der Praxis mit einer zweiten Leitung oder einem Mobilfunk-Zugang als Ersatz an der Firewall.

Ein Cyberangriff, etwa durch Erpressungssoftware wie Ransomware, trifft oft mehrere Systeme gleichzeitig. Vor der Wiederherstellung muss zudem klar sein, ob die Angreifer noch im Netz sind. Deshalb dauert die Behebung meist länger. Laut dem Hiscox Cyber Readiness Report 2026, einer Befragung im Juni 2026 unter 6.800 Verantwortlichen in Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, standen betroffene Unternehmen in Deutschland im Schnitt 41,7 Stunden still. Im Durchschnitt aller zehn befragten Länder lag die Zeit bei 31,6 Stunden.

Sind personenbezogene Daten betroffen, greift die DSGVO. Artikel 33 DSGVO verlangt die Meldung an die Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden. Dies gilt, außer es besteht voraussichtlich kein Risiko für die Betroffenen. Bitte beachtet, dass dies kein Rechtsrat ist, sondern ein allgemeiner Hinweis.

Die folgende Tabelle vergleicht die verschiedenen Ausfallarten.

Wie lassen sich IT-Ausfälle reduzieren?

Der wichtigste Hebel ist die Dauer des Ausfalls, weil die Kosten mit jeder Stunde wachsen. Eine Überwachung, das sogenannte Monitoring, meldet volle Festplatten oder fehlgeschlagene Sicherungen, bevor ein System ausfällt. Zudem helfen regelmäßige Updates, um Sicherheitslücken zu schließen. Eine Datensicherung mit mindestens einer Kopie, die vom Netz getrennt oder unveränderbar ist, bildet die Basis. Wichtig ist hierbei ein regelmäßiger Wiederherstellungstest.

Zusätzlich reduzieren Ersatzgeräte und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung für zentrale Systeme das Risiko. Wo Cloud-Dienste zentral genutzt werden, ist eine zweite Internetleitung sinnvoll. Ein schriftlicher IT-Notfallplan hilft zudem in der Krise. Dieser sollte Kontakte, Zuständigkeiten, Vertretungen und die Reihenfolge des Wiederanlaufs enthalten.

Der BSI-Standard 200-4 definiert hierfür wichtige Begriffe. Die maximal tolerierbare Ausfallzeit legt fest, wie lange ein Geschäftsprozess höchstens ausfallen darf, bevor nicht tolerierbare Auswirkungen eintreten. Die geforderte Wiederanlaufzeit muss zwingend kürzer sein. Der maximal zulässige Datenverlust bestimmt, wie alt verfügbare Daten höchstens sein dürfen.

Im BSI-Standard 200-2 liegt die maximal tolerierbare Ausfallzeit bei normalem Schutzbedarf zwischen 24 und 72 Stunden. Bei hohem Schutzbedarf liegt sie zwischen einer und 24 Stunden, bei sehr hohem Schutzbedarf unter einer Stunde. Das BSI empfiehlt allerdings, diese Werte an die eigenen Gegebenheiten anzupassen. Mit dem Rechner oben lässt sich für jede dieser Zeiten ausrechnen, wie viel Arbeitszeit auf dem Spiel steht.

Welche Rolle spielen Monitoring, Backup und Managed IT?

Monitoring, Backup und Managed IT erfüllen drei unterschiedliche Rollen. Monitoring verkürzt die Zeit, bis ihr ein Problem bemerkt. Dadurch lassen sich manche Ausfälle ganz verhindern. Backup entscheidet darüber, ob und wie schnell Daten zurückkommen. Dabei zählt ausschließlich eine getestete Wiederherstellung.

Managed IT bedeutet die laufende Betreuung durch einen Dienstleister mit festen Zuständigkeiten. Diese sorgt dafür, dass Updates, Überwachung und Sicherungen regelmäßig passieren. Im Notfall ist zudem klar, wer zuständig ist. netzwerkfähig bietet genau diese Leistungen für kleine und mittelständische Unternehmen in Köln, Langenfeld und dem Rheinland an.

Für mehr Sicherheit helfen konkrete Maßnahmen. Dazu gehören Managed Services mit Monitoring und Backup-Lösungen mit getesteter Wiederherstellung. Eine stabile Infrastruktur schafft ihr durch Netzwerk-Lösungen, zum Beispiel durch eine zweite Leitung. Zur ersten Einschätzung bietet netzwerkfähig einen kostenlosen IT-Check als Selbsttest an.

Weiterführende Informationen findet ihr in unserem Artikel zum Monitoring außerhalb der Geschäftszeiten. Ebenso bietet der Artikel zu Sofortmaßnahmen bei Ransomware wichtige Hilfe im Ernstfall.

Welche Grenzen hat die Berechnung?

Der IT-Ausfallkosten-Rechner liefert eine Schätzung auf Basis eurer Eingaben. Er ist keine Prognose und keine individuelle Beratung. Der Rechner kennt zudem keine Wahrscheinlichkeit, wie oft ein Ausfall tatsächlich eintritt. Er nimmt an, dass die Abhängigkeit für alle betroffenen Mitarbeiter gleich hoch ist. Bei sehr unterschiedlichen Aufgaben rechnet man daher besser in Gruppen.

Die Berechnung zählt nur Arbeitsstunden. Bei einem Schichtbetrieb müsst ihr also die gleichzeitig Arbeitenden einsetzen. Zusatzkosten und der Deckungsbeitrag gelten nur für die eingegebene Dauer. Im Diagramm werden diese Werte nicht auf andere Ausfalldauern hochgerechnet. Folgeschäden wie Vertragsstrafen, dauerhafter Datenverlust oder ein Imageschaden sind nicht enthalten.

Gerade weil die Zahl auf euren eigenen Angaben beruht, eignet sie sich gut für interne Gespräche. Ihr könnt so über die tolerierbare Ausfallzeit und die passende Absicherung diskutieren. Die Formeln stehen vollständig in der Methodik unten.