Die Frage kommt immer am gleichen Punkt
Euer Betrieb ist auf 15 bis 30 Arbeitsplätze gewachsen. Zunächst habt ihr die IT-Aufgaben als Geschäftsführer oder über eine Bürokraft nebenbei erledigt. Allerdings treten nun die ersten spürbaren Ausfälle auf. Ein Mitarbeiter wartet plötzlich einen halben Tag auf sein neues Konto, während die Firewall seit Jahren nicht mehr aktualisiert wurde.
An diesem Punkt stellt sich für viele kleine und mittelständische Unternehmen die zentrale Frage. Entweder stellt ihr einen eigenen IT-Administrator ein, oder ihr beauftragt einen externen Dienstleister. Zur Einordnung: netzwerkfähig ist selbst externer IT-Administrator für Betriebe in Köln, Langenfeld und dem Rheinland. Deshalb basieren alle folgenden Zahlen auf öffentlichen Quellen, und wir benennen ehrlich auch die Fälle, in denen eine interne Lösung die richtige Wahl ist.
Drei Fragen stehen im Mittelpunkt. Ihr erfahrt, was ein eigener Admin wirklich kostet, was eine einzelne Person leisten kann und wann eine externe Lösung oder eine Mischform passt. Wer seine aktuelle Betreuungsform schnell einordnen möchte, kann dazu den kostenlosen IT-Betreuungs-Check nutzen. Dieser Test stellt genau diese Fragen und liefert sofort ein Ergebnis.
Was ein eigener IT-Administrator wirklich kostet
Die Kosten für eine interne Stelle beginnen beim Bruttogehalt. Laut StepStone 2026 liegt der Median für IT-Systemadministratoren in Köln bei 46.000 € pro Jahr. Die typische Spanne reicht dabei von 38.800 € bis 55.800 €, während das Einstiegsgehalt bei rund 39.000 € liegt. In Düsseldorf liegt der Medianwert mit 48.800 € etwas höher.
Zudem fallen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an. Nach den Beitragssätzen 2026 sind das rund 21 % des Bruttogehalts. Konkret setzen sich diese Kosten aus der Krankenversicherung, der Rentenversicherung, der Arbeitslosenversicherung und der Pflegeversicherung zusammen. Bei einem Gehalt von 46.000 € entstehen so etwa 9.700 € zusätzliche Kosten, wodurch die Personalkosten auf rund 55.700 € im Jahr steigen.
Darüber hinaus müssen kleine und mittlere Unternehmen weitere Ausgaben einplanen. Dazu gehören gesetzliche Umlagen, der physische Arbeitsplatz sowie kontinuierliche Weiterbildungen und Zertifizierungen. Ebenso benötigt der Admin Werkzeuge für das Monitoring, die Fernwartung und ein Ticketsystem. Diese Kosten sind in der reinen Gehaltsbetrachtung meist nicht enthalten.
Besonders wichtig ist jedoch die Betrachtung der tatsächlich verfügbaren Zeit. In Nordrhein-Westfalen gibt es 250 Arbeitstage. Davon ziehen wir 30 Tage Urlaub, rund 19 Krankheitstage laut TK-Gesundheitsreport 2026 (basierend auf 18,6 Tagen im Jahr 2025) und 5 Tage für Weiterbildungen ab. Somit bleiben rund 196 verfügbare Arbeitstage pro Jahr.
Daraus ergibt sich ein Kostenfaktor von rund 285 € je verfügbarem Tag. Das entspricht etwa 36 € pro Stunde, sofern man die Nebenkosten weglässt. Ein kritischer Punkt bleibt dennoch die Vertretung. An rund 50 Tagen im Jahr ist niemand im Haus, und für diese Zeit gibt es bei einer Einzelperson keine eingebaute Lösung.
Die folgende Aufstellung verdeutlicht diese Kalkulation als Beispielrechnung mit öffentlichen Zahlen.
| Posten | Wert | Quelle oder Annahme |
|---|---|---|
| Bruttojahresgehalt IT-Systemadministrator, Median Köln | 46.000 € (Spanne 38.800 bis 55.800 €) | StepStone Gehaltsdaten 2026; Düsseldorf 48.800 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung 2026 | rund 21 % = rund 9.700 € | Krankenversicherung 7,3 % plus halber Zusatzbeitrag, Rente 9,3 %, Arbeitslosenversicherung 1,3 %, Pflege 1,8 % |
| Personalkosten im Jahr | rund 55.700 € | ohne Umlagen, Arbeitsplatz, Weiterbildung, Werkzeuge und Vertretung |
| Arbeitstage im Jahr | 250 | 365 Tage minus 104 Wochenendtage minus 11 Feiertage in NRW |
| Urlaub | 30 Tage | üblich; gesetzlich mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche |
| Krankheit | 19 Tage | TK-Gesundheitsreport: 18,6 Fehltage je Beschäftigtem im Jahr 2025 |
| Weiterbildung | 5 Tage | Annahme von netzwerkfähig |
| Verfügbare Arbeitstage | rund 196 | 250 minus 30 minus 19 minus 5 |
| Kosten je verfügbarem Arbeitstag | rund 285 € (rund 36 € je Stunde bei 8 Stunden) | 55.700 € geteilt durch 196 Tage, gerundet |
Was eine einzelne Person leisten kann und was nicht
In kleinen und mittelständischen Unternehmen mit 10 bis 50 Arbeitsplätzen ist das Aufgabenspektrum enorm breit. Ein Admin betreut Microsoft 365 und die Benutzerkonten, verwaltet das Netzwerk sowie die Firewall und kümmert sich um Backup und Wiederherstellung. Zudem verantwortet er die Sicherheit, Updates, die Telefonie, Drucker und den täglichen Nutzer-Support. Schließlich muss auch die gesamte Dokumentation gepflegt werden.
In der Praxis ist es jedoch unmöglich, in all diesen Themen gleichzeitig tiefes Expertenwissen zu besitzen. Der Administrator wird daher zwangsläufig zum Generalisten. Spezialthemen muss er entweder mühsam selbst lernen oder extern einkaufen. Bei Sicherheitsfragen entsteht so leicht eine Wissenslücke.
Zudem ist der Arbeitsmarkt derzeit sehr schwierig. Laut Bitkom 2026 gibt es in Deutschland 79.000 unbesetzte IT-Stellen. Zwar sank diese Zahl von 109.000 im Jahr 2025 und 149.000 im Jahr 2023, dennoch beobachten 78 % der Unternehmen einen Mangel an Fachkräften. Kleine und mittlere Unternehmen konkurrieren hierbei oft direkt mit großen Konzernen oder Systemhäusern um dieselben Talente.
Ein weiteres Risiko ist das sogenannte Klumpenrisiko. Das gesamte Wissen über die Infrastruktur sowie alle Kennwörter und Zugänge sitzen oft im Kopf einer einzigen Person. Wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird die Situation kritisch. In diesem Fall muss die IT-Offboarding-Checkliste in verschärfter Form abgearbeitet werden, um den Zugriff auf die eigenen Systeme zu sichern.
Darüber hinaus zeigt die Erfahrung, dass eine Vollzeitstelle in Betrieben dieser Größe oft nicht vollständig mit IT-Aufgaben gefüllt werden kann. Deshalb übernimmt der Admin häufig fachfremde Aufgaben. Alternativ wird die Stelle in Teilzeit besetzt, wodurch die bereits erwähnte Vertretungslücke bei Urlaub oder Krankheit noch weiter wächst.
Was ein externer IT-Administrator anders macht
Ein externer Dienstleister bietet euch ein Team statt einer einzelnen Person. Dadurch ist die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit automatisch im System eingebaut. Zudem fließt Spezialwissen aus verschiedenen Köpfen in eure IT ein, sei es bei Microsoft 365, der Firewall-Konfiguration oder der Backup-Strategie. Niemand muss dadurch alles allein wissen.
Statt spontaner Zurufe über den Flur setzt ein externer Partner auf feste Abläufe. Monitoring, Updates sowie das Onboarding und Offboarding von Benutzern erfolgen nach klaren Checklisten. Ein wesentlicher Vorteil ist zudem die professionelle Dokumentation. Diese wird laufend gepflegt und gehört dem Betrieb, nicht dem Dienstleister.
Die Kosten für externe Unterstützung folgen dabei immer dem tatsächlichen Umfang. Faktoren wie die Anzahl der Arbeitsplätze, der Leistungsumfang und der Vor-Ort-Anteil bestimmen den Preis. Ein seriöses Angebot nennt daher präzise die Leistungen, den Reaktionsweg und die Ausschlüsse, statt vage Pauschalversprechen zu geben.
Allerdings gibt es auch Grenzen bei externen Modellen. Der Dienstleister ist nicht ständig physisch vor Ort präsent. Die Reaktionswege sind vertraglich geregelt und nicht so unmittelbar wie bei einem Kollegen im Nebenraum. Zudem muss das Wissen über eure spezifische Branchensoftware erst aufgebaut werden, was Zeit benötigt.
Eine Abhängigkeit entsteht nur dann, wenn Zugänge und Dokumentationen beim Dienstleister liegen. Deshalb gilt eine strikte Regel: Admin-Zugänge, Lizenzen und die gesamte Dokumentation gehören immer dem Betrieb. Der externe Dienstleister arbeitet lediglich mit diesen bereitgestellten Mitteln.
Wann intern richtig ist, wann extern, wann beides
Eine interne Lösung ist dann die richtige Wahl, wenn die IT ein integraler Teil eures Produkts ist. Das gilt zum Beispiel bei eigener Softwareentwicklung, komplexer Produktions-IT mit Maschinensteuerungen oder im Laborbetrieb. Ebenso lohnt sich ein eigener Admin, wenn täglich jemand physisch an den Geräten vor Ort sein muss. Voraussetzung ist hier jedoch, dass ein Team aus mindestens zwei Personen entsteht, um die Vertretung sicherzustellen.
Externe Betreuung passt für Betriebe mit 1 bis 100 Arbeitsplätzen und einer Standardumgebung. Wenn ihr Microsoft 365, ein klassisches Netzwerk und Branchensoftware nutzt, füllt die IT selten eine Vollzeitstelle. Vor allem dann, wenn ihr feste Abläufe und eine zuverlässige Vertretung braucht, aber keine Vollzeitstelle füllen könnt.
Die dritte Form ist die Mischung mit einem IT-Kümmerer im Haus. Das ist eine Person aus dem bestehenden Team, kein Vollzeit-Admin, die als erster Ansprechpartner für Kollegen und die Branchensoftware dient. Parallel dazu übernimmt der externe IT-Administrator die Technik, die Sicherheit und die Vertretung. Der IT-Betreuungs-Check nennt diese Form ausdrücklich als Option.
Kurz gesagt: Es gibt keine Pauschalaussage, dass extern immer besser ist. Die Entscheidung hängt von eurer spezifischen Infrastruktur und euren betrieblichen Anforderungen ab.
Drei mögliche Szenarien aus dem Rheinland
Die folgenden Beispiele sind keine echten Kunden, aber sie zeigen, wie es in der Praxis oft läuft.
1. Der Handwerksbetrieb (15 Mitarbeiter, Langenfeld): Der Geschäftsführer macht die IT seit Jahren nebenbei und will nun einen Admin einstellen. Die Beispielrechnung zeigt Personalkosten von rund 55.700 € für rund 196 verfügbare Tage bei einer Standardumgebung mit Microsoft 365 und einer Firewall. Da die Stelle vermutlich nicht voll gefüllt wäre und die Vertretung offen bliebe, fällt die Entscheidung auf einen externen IT-Administrator mit festen Abläufen. Die Büroleiterin fungiert als Ansprechpartnerin im Haus.
2. Der Produktionsbetrieb (45 Mitarbeiter, Hagen): Hier benötigen die Maschinensteuerungen, das Leitsystem und die Zeiterfassung täglich jemanden vor Ort, der die Anlagen genau kennt. Deshalb bleibt der interne Admin für die Produktions-IT im Unternehmen. Microsoft 365, die Firewall, das Backup und die Vertretung bei Urlaub und Krankheit übernimmt jedoch ein externer IT-Administrator. Die gesamte Dokumentation liegt beim Betrieb.
3. Die Steuerkanzlei (20 Arbeitsplätze, Köln): Der bisherige Admin in Teilzeit geht in Rente, und eine Nachbesetzung lässt sich seit Monaten nicht finden. Die Kanzlei entscheidet sich daher für eine Mischung. Eine Mitarbeiterin wird IT-Kümmerin für DATEV und die Kollegen. Der externe IT-Administrator übernimmt die Technik, die Sicherheit und das Monitoring. Vorab wird nach der IT-Offboarding-Checkliste alles Wissen des scheidenden Admins dokumentiert und jeder Zugang auf die Kanzlei umgeschrieben.
Die Entscheidungshilfe im Überblick
Um die richtige Wahl zu treffen, hilft ein Vergleich verschiedener Kriterien. Die folgende Übersicht zeigt, welche Faktoren für eine interne Lösung, einen externen Dienstleister oder eine Mischform sprechen.
| Kriterium | Spricht für intern | Spricht für extern | Mischung: IT-Kümmerer im Haus plus extern |
|---|---|---|---|
| Größe und Umfang | IT ist Teil des Produkts, eigene Produktions- oder Entwicklungs-IT, täglich jemand an Geräten vor Ort nötig | 1 bis 100 Arbeitsplätze mit Standardumgebung: Microsoft 365, Netzwerk, Branchensoftware | Wachsender Betrieb mit Standardumgebung und einzelnen Sonderfällen |
| Vertretung | Eigenes IT-Team mit mindestens zwei Personen | Das Team des Dienstleisters vertritt automatisch | Kümmerer vor Ort, Technik und Vertretung extern |
| Fachbreite | Spezialwissen, das täglich gebraucht wird und das kein Dienstleister vorhält | Breite von Microsoft 365 bis Firewall aus einem Team | Interner Ansprechpartner für Branchensoftware, Rest extern |
| Kosten | Eine Vollzeitstelle ist dauerhaft ausgelastet | Kosten folgen dem Umfang; keine Vollzeitstelle für rund 196 verfügbare Tage | Teilzeit-Kümmerer plus festes Budget für den externen Admin |
| Wissen und Risiko | Dokumentation und Vertretung sind organisiert | Abläufe, Monitoring und Dokumentation liegen beim Dienstleister, die Zugänge gehören dem Betrieb | Beides, klar aufgeteilt und dokumentiert |
| Arbeitsmarkt | Die Stelle lässt sich besetzen und halten | 79.000 unbesetzte IT-Stellen (Bitkom 2026), die Suche dauert | Kümmerer aus dem eigenen Team, kein Fachkräfte-Recruiting |
Wer in der Tabelle überwiegend in der mittleren oder rechten Spalte landet, braucht in der Regel keinen Vollzeit-Admin. Wer hingegen primär in der linken Spalte landet, sollte die interne Stelle planen und dabei unbedingt eine Vertretungslösung sowie eine saubere Dokumentation einplanen.
So trefft ihr die Entscheidung in fünf Schritten
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, empfehlen wir euch folgendes Vorgehen:
- Erstellt eine Aufgabenliste der letzten zwölf Monate. Notiert genau, was IT-Arbeit war, wer sie erledigt hat und wie viele Stunden dies in Anspruch nahm.
- Klärt die Frage der Vertretung. Legt fest, wer die Aufgaben bei Urlaub, Krankheit oder einer plötzlichen Kündigung übernimmt.
- Nutzt den IT-Betreuungs-Check. Ihr erhaltet dort sofort ein Ergebnis zur passenden Betreuungsform ohne Kontaktzwang.
- Vergleicht Angebote nach Leistung, Reaktionsweg und Dokumentation. Prüft kritisch, wem die Zugänge und Lizenzen rechtlich gehören.
- Trefft eine Entscheidung für zwölf Monate und prüft diese nach Ablauf des Jahres erneut.
Als externer IT-Administrator übernimmt netzwerkfähig die Betreuung, das Monitoring und die Benutzerverwaltung für Betriebe in Köln, Langenfeld und dem Rheinland. Vertretung sowie On- und Offboarding der Benutzer gehören als fester Ablauf dazu, beschrieben auf der Seite externer IT-Administrator in Köln. Die laufende Betreuung als Gesamtsystem beschreibt die Seite IT-Betreuung Köln. Wer einen eigenen Admin behalten möchte, findet in der IT-Offboarding-Checkliste wichtige Hinweise zur Sicherung von Wissen.
Die entscheidende Frage ist nicht intern oder extern, sondern wer die IT an allen 250 Tagen im Jahr betreut. Wer diese Frage beantwortet, hat die richtige Entscheidung getroffen.
