Microsoft-365-Lizenzrechner: Welche Lizenz passt zu wem?

Welche Microsoft-365-Lizenz passt zu welchem Arbeitsplatz?

Nicht jede Person in eurem Unternehmen benötigt denselben Funktionsumfang. Deshalb erlaubt Microsoft das Mischen verschiedener Pläne innerhalb einer Organisation. In der Fachsprache nennt man dieses Microsoft-365-Konto der Firma einen Mandanten. Ihr könnt daher für jeden Arbeitsplatz genau die Lizenz wählen, die tatsächlich gebraucht wird.

Microsoft 365 Business Basic kostet 7,28 Euro je Nutzer und Monat im Monatsabo, zzgl. Mehrwertsteuer, Listenpreis Microsoft Deutschland, Stand 28. Oktober 2026, alle Angaben unverbindlich, Preisänderungen durch Microsoft vorbehalten. Diese Variante eignet sich für Personen, denen E-Mail, Microsoft Teams und Dateien im Browser oder auf dem Handy ausreichen. Allerdings gibt es hier keine installierbaren Office-Programme für den PC.

Microsoft 365 Business Standard kostet 14,56 Euro Listenpreis. Diese Lizenz ist für Personen gedacht, die Word, Excel, Outlook und PowerPoint als Programme auf dem Computer benötigen. Zudem enthält sie alle Funktionen der Basic-Variante.

Microsoft 365 Business Premium kostet 24,72 Euro Listenpreis. Diese Lizenz bietet die installierbaren Programme sowie eine umfassende Geräteverwaltung, Angriffserkennung und spezielle Anmelderegeln. Darüber hinaus enthält sie ein großes Archiv und die Freigabe für die Nutzung auf Terminalservern.

Exchange Online Plan 1 kostet 4,44 Euro Listenpreis. Diese Option ist konkret für Personen gedacht, die ausschließlich ein Postfach benötigen. Microsoft 365 E3 kostet 45,34 Euro Listenpreis und dient als Unternehmensvariante. Der entscheidende Vorteil ist hier, dass die Grenze von 300 Lizenzen nicht existiert.

Ein Sonderfall ist Microsoft 365 Apps for Business für 13,20 Euro Listenpreis. Diese Lizenz bietet die Office-Programme ohne ein eigenes Postfach. Deshalb ist sie im Lizenzrechner nicht enthalten. Der Rechner oben ordnet jede Person nach ihrer Arbeitsweise einer dieser Lizenzen zu und zeigt euch die Monats- und Jahreskosten. Seine Grundlage ist Business Standard für alle mit installiertem Office und Business Basic für alle, denen Browser und Handy reichen; Business Premium nimmt er nur bei einem Terminalserver, wenn ihr die Premium-Extras wollt (Geräteverwaltung, Virenschutz mit Angriffserkennung, Anmelderegeln, großes Archiv) oder wenn ihr es selbst festlegt.

Warum ein Terminalserver Business Premium verlangt

Ein Terminalserver ist ein Server, auf dem viele Personen gleichzeitig arbeiten und sich eine Office-Installation teilen. In der Fachsprache nennt man dies Remote Desktop Services. Dasselbe Prinzip gilt für Azure Virtual Desktop und Windows 365, da dies virtuelle Arbeitsplätze in der Microsoft-Cloud sind.

Für solche gemeinsam genutzten Computer schreibt Microsoft eine spezielle Regel vor. Office benötigt hier die sogenannte Aktivierung auf gemeinsam genutzten Computern, also die Shared Computer Activation. Laut Microsoft Learn ist Microsoft 365 Business Premium der einzige Business-Plan mit dieser Freigabe. Microsoft 365 Business Standard enthält zwar die Office-Programme, darf aber auf einem Terminalserver nicht aktiviert werden. Microsoft 365 E3 besitzt diese Freigabe ebenfalls.

In der Praxis bedeutet das, dass jede Person auf dem Terminalserver eine eigene Lizenz braucht. Die Nutzer melden sich mit ihrem eigenen Konto an. Zudem muss der Server eine Internetverbindung haben, weil Microsoft die Lizenz alle 30 Tage erneuert.

Ihr müsst allerdings beachten, dass die Windows-Server-Lizenz und die Zugriffslizenzen für Remote Desktop, sogenannte RDS-CALs, in keiner Microsoft-365-Lizenz enthalten sind. Diese Kosten fallen zusätzlich an. Bei Azure Virtual Desktop und Windows 365 ist das Windows-Nutzungsrecht hingegen in Business Premium und E3 bereits enthalten. Deshalb schaltet der Lizenzrechner bei der Terminalserver-Frage alle Office-Nutzer auf Business Premium um.

Was Business Premium an Schutz und Verwaltung mitbringt

Microsoft 365 Business Premium enthält drei wichtige Sicherheitsbausteine. Zunächst verwaltet Microsoft Intune eure PCs, Notebooks und Handys aus der Ferne. Damit richtet ihr neue Geräte ein, verteilt Updates sowie Regeln und löscht Firmendaten von verlorenen Geräten.

Zudem ist Microsoft Defender for Business integriert. Dies ist ein Virenschutz, der Angriffe erkennt und Schwachstellen meldet. Im Ernstfall trennt das System verdächtige Geräte automatisch vom Netz.

Der dritte Baustein ist Microsoft Entra ID P1. Dieses Tool erlaubt präzise Anmelderegeln für den sogenannten bedingten Zugriff. Ihr könnt zum Beispiel eine Mehrfaktor-Pflicht nur außerhalb des Büros einrichten oder unbekannte Geräte komplett sperren.

Im Vergleich kostet Business Premium 10,16 Euro mehr als Business Standard. Dafür erhaltet ihr die drei genannten Bausteine und ein automatisch wachsendes Archiv bis 1,5 TB. Microsoft 365 Business Basic enthält keinen dieser Schutzmechanismen. Wer Browser-Nutzer ebenso schützen will, wählt im Lizenzrechner für sie ebenfalls Business Premium oder löst den Schutz separat.

Kurz gesagt hängen die Kosten direkt vom Sicherheitsbedürfnis ab. Wer die Frage nach den Premium-Extras im Rechner mit Ja beantwortet, bekommt für alle Office-Nutzer Business Premium vorgeschlagen.

Wie groß Postfächer und Archive in Microsoft 365 sind

Die Postfachgrößen variieren je nach gewähltem Plan. Laut Microsoft Learn (Exchange Online limits) fasst jedes Nutzerpostfach in Business Basic, Business Standard, Business Premium und E3 insgesamt 100 GB. Exchange Online Plan 1 bietet hingegen 50 GB Speicherplatz.

Zusätzlich gibt es das Archivpostfach. Dies ist ein zweites Postfach je Person für ältere Mails, das Outlook neben dem Hauptpostfach anzeigt. Bei Business Basic und Business Standard beträgt die Größe 50 GB. Business Premium und E3 bieten stattdessen ein automatisch wachsendes Archiv bis zu 1,5 TB.

Zwei Lizenzen muss man dabei auseinanderhalten. Exchange Online Archiving für 3,12 Euro Listenpreis je Nutzer und Monat ist ein Zusatz zu Business Basic, Business Standard und Exchange Online Plan 1: Das Archiv wächst damit bis 1,5 TB, dazu kommen Aufbewahrungsregeln und Beweissicherung, also das rechtssichere Aufbewahren von Mails über Jahre. Exchange Online Plan 2 für 9,00 Euro ist dagegen eine eigene Postfachlizenz mit 100 GB, Archiv bis 1,5 TB und Beweissicherung. Deshalb nimmt der Lizenzrechner Archiving als Zusatz für Postfächer, die rechtssicher aufbewahren oder über 100 GB hinauswachsen, und Plan 2 als Upgrade für Nur-Postfach-Nutzer mit großem Postfach sowie für große Sammelpostfächer. Business Premium und E3 bringen Archiv und Beweissicherung bereits mit.

Darüber hinaus gibt es gemeinsame Postfächer, sogenannte Shared Mailboxes wie info@ oder buchhaltung@. Diese benötigen keine eigene Lizenz und fassen 50 GB, solange nur lizenzierte Personen darauf zugreifen. Ab 50 GB benötigt das Postfach eine Lizenz für Exchange Online Plan 2 zum Preis von 9,00 Euro. Dann fasst es 100 GB plus ein Archiv bis 1,5 TB. Ressourcenpostfächer für Räume und Geräte sind ohne Lizenz ebenfalls 50 GB groß.

Daher fragt der Lizenzrechner gezielt nach dem größten Postfach, nach Postfächern über 100 GB, nach rechtssicherer Aufbewahrung und nach Sammelpostfächern über 50 GB.

Wie viel SharePoint- und OneDrive-Speicher ihr bekommt

Die Speicherregel für Organisationen ist laut Microsoft Learn (SharePoint limits) klar definiert. Jede Organisation erhält zunächst 1 TB SharePoint-Speicher. SharePoint ist die Plattform für die gemeinsame Ablage von Firmendaten und internen Websites. Zusätzlich bekommt ihr 10 GB Speicher pro gekaufter Lizenz von Business Basic, Business Standard, Business Premium oder E3. Exchange-Online-Lizenzen zählen hierbei nicht mit.

Konkret bedeutet das in einem Rechenbeispiel: 20 Lizenzen ergeben 1 TB plus 200 GB, also insgesamt 1,2 TB. Bei 100 Lizenzen ergibt sich ein Gesamtspeicher von 2 TB. Dieser Speicher gilt für Teams-Dateien, SharePoint-Websites und die früheren Netzlaufwerke. Wichtig ist, dass auch der Papierkorb mitzählt, weshalb ein Microsoft-365-Backup sinnvoll ist.

OneDrive ist hingegen die persönliche Ablage je Person. In den Business-Plänen beträgt dieser Speicher 1 TB, bei E3 startet er ebenfalls bei 1 TB. Dieser Speicher zählt nicht zum gemeinsamen Organisationsspeicher.

Es gibt allerdings technische Grenzen. Eine einzelne SharePoint-Website fasst höchstens 25 TB und eine einzelne Datei maximal 250 GB. Wer mehr benötigt, kauft Office 365 Extra File Storage in 1-GB-Schritten dazu. Alternativ gibt es seit Juni 2026 eine nutzungsabhängige Abrechnung, deren Preise Microsoft im Admin Center ausweist. Der Lizenzrechner rechnet für den Zukauf mit einem Richtwert von 0,20 Euro je GB und Monat und zeigt ihn als eigene Kostenzeile.

Wenn der Speicher voll läuft, kann Microsoft die Organisation in einen Nur-Lesen-Modus setzen. Ihr könnt dann keine Daten mehr ändern, bis Speicher frei wird oder ihr neuen zukauft. Der Lizenzrechner vergleicht eure Datenmenge mit dem Speicher eurer Lizenzen und nennt euch die Fehlmenge.

Die Grenze von 300 Lizenzen und der Weg zu E3

Microsoft begrenzt die Business-Plan-Familie auf maximal 300 Lizenzen je Organisation. Diese Grenze gilt für Business Basic, Business Standard, Business Premium und Apps for Business zusammen. Wenn ihr zum Beispiel 250 Business-Premium-Lizenzen nutzt, könnt ihr nur noch 50 weitere Lizenzen aus der Business-Familie hinzufügen. Exchange Online Plan 1 gehört nicht zu dieser Familie und zählt daher nicht mit.

Über dieser Grenze beginnt Microsoft 365 E3 für 45,34 Euro Listenpreis. Dieser Plan enthält die Office-Programme, die Terminalserver-Freigabe, Microsoft Intune und Microsoft Entra ID P1. Zudem bietet er das 100 GB Postfach mit einem Archiv bis 1,5 TB.

Ein wichtiger Unterschied ist die Sicherheit: Microsoft Defender for Business ist in E3 nicht enthalten. Hierfür gibt es eigene Enterprise-Sicherheitspakete, die der Lizenzrechner nicht kennt. Deshalb solltet ihr den Wechsel planen, bevor ihr die 300 Lizenzen erreicht, da die Umstellung der Lizenzen Zeit benötigt.

Der Lizenzrechner warnt euch daher bereits ab 240 Business-Lizenzen vor der Grenze. Ab der 301. Lizenz schaltet das System automatisch auf Microsoft 365 E3 um.

Mit oder ohne Teams, Jahres- oder Monatsabo, Copilot

Im Europäischen Wirtschaftsraum verkauft Microsoft die Pläne in zwei Varianten: mit und ohne Microsoft Teams. Ohne Teams kostet Business Basic 5,60 Euro, Business Standard 11,21 Euro, Business Premium 21,39 Euro und E3 36,43 Euro. Wer Teams nicht nutzt, wählt die Variante ohne Teams. Ihr könnt Teams später jederzeit als eigene Lizenz dazubuchen.

Der Lizenzrechner rechnet durchgehend mit dem Monatsabo: monatliche Laufzeit, monatlich kündbar, zum Microsoft-Listenpreis (UVP) ohne Rabatte. So lässt sich die Zahl der Lizenzen jeden Monat anpassen. Wer sich stattdessen ein Jahr bindet, zahlt bei Microsoft weniger, zum Beispiel Business Standard 12,13 Euro statt 14,56 Euro; dafür steht die Lizenzzahl zwölf Monate fest. Business Premium und die beiden Exchange-Pläne stehen mit dem Monatsabo-Preis aus der Microsoft-Preisliste für Partner im Rechner. Für E3 und Exchange Online Archiving nennt Microsoft öffentlich nur den Jahrespreis; der Rechner setzt dort den Aufschlag von 20 Prozent an, den Microsoft für monatliche Laufzeiten vorsieht.

Zusätzlich gibt es Microsoft 365 Copilot Business. Dies ist ein KI-Assistent für Word, Excel, Outlook und Teams. Er ist eine Zusatzlizenz zu einem Business-Plan und kostet 18,20 Euro Listenpreis je Nutzer und Monat; Copilot Business gibt es nur im Jahresabo mit zwölf Monaten Laufzeit, auch wenn die übrigen Lizenzen monatlich laufen. Die Nutzung ist auf höchstens 300 Nutzer begrenzt, sodass ihr den Einsatz mit wenigen Personen beginnen könnt.

Diese drei Entscheidungen zur Software-Zusammenstellung, zur Laufzeit und zur KI-Unterstützung stehen im letzten Schritt des Lizenzrechners.

Welche Grenzen der Lizenzrechner hat

Der Lizenzrechner ist ein Hilfsmittel, kennt aber nicht alle Details eurer IT. Er weiß nichts über eure Fachanwendungen, eure Telefonie oder bestehende Verträge. Sonderfälle wie Vereine, Schulen oder große Konzerne sind ebenfalls nicht berücksichtigt. Zudem rechnet er mit den Listenpreisen (UVP) von Microsoft Deutschland im Monatsabo, ohne Rabatte, Stand 28. Oktober 2026; alle Angaben unverbindlich, Preisänderungen durch Microsoft vorbehalten. Da Microsoft die Preise zuletzt zum 1. Juli 2026 geändert hat, können diese schwanken. Über einen Partner kann der Preis zudem abweichen.

Der Rechner kennt keine Enterprise-Sicherheitspakete und keine Frontline-Lizenzen für Mitarbeiter ohne festen Schreibtisch. Ebenso fehlen Einzellizenzen für Microsoft Intune oder den Defender. Er ersetzt daher keine individuelle Lizenzberatung und keine rechtliche Prüfung der Microsoft-Lizenzbedingungen. Für eine detaillierte Übersicht könnt ihr unseren Artikel Microsoft 365 Produkte und Lizenzen einfach erklärt lesen.

Die Firma netzwerkfähig betreut Microsoft 365 für kleine und mittelständische Unternehmen in Köln, Langenfeld und dem Rheinland, von der Lizenzwahl über die Umstellung bis zur laufenden Betreuung. Mehr dazu findet ihr auf der Leistungsseite Microsoft 365 Köln oder unter IT-Betreuung Köln.

Gerade weil der Lizenzrechner seine Regeln offenlegt, eignet er sich gut als Grundlage für das Gespräch mit einem Dienstleister. Die genauen Regeln und Quellen stehen vollständig in der Methodik unter diesem Text.