IT-Dienstleister wechseln: Die Wechsel-Checkliste für kleine und mittelständische Unternehmen

Wann ist der Wechsel des IT-Dienstleisters sinnvoll?

Ein Wechsel des IT-Partners ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein großer Schritt. Oft führen lange Reaktionszeiten oder ständig wechselnde Ansprechpartner zu Frustration in der Geschäftsführung. Zudem bemerken viele kleine und mittlere Unternehmen eine fehlende Dokumentation ihrer Systeme. Wenn ihr keine Vorschläge zur Verbesserung eurer Infrastruktur erhaltet, stagniert die Entwicklung eurer IT. In der Praxis ist ein Preis ohne erkennbare Gegenleistung ebenfalls ein deutliches Warnsignal.

Ein Wachstum des Unternehmens erfordert oft neue Kompetenzen vom Dienstleister. Konkret kann dies ein Umstieg auf Microsoft 365 oder die Einführung neuer Fachanwendungen sein. Allerdings ist ein einzelner Fehler in der Betreuung meist kein ausreichender Grund für einen Wechsel. Ein Muster aus Versäumnissen über mehrere Monate hingegen rechtfertigt eine neue Entscheidung. Deshalb solltet ihr die Situation sachlich analysieren, bevor ihr handelt.

Um eine erste Orientierung zu finden, hilft euch der IT-Betreuungs-Check. Dieses Tool stellt acht Fragen und dauert etwa zwei Minuten. Ihr erhaltet so eine Einschätzung, ob eure IT gut organisiert ist oder ob ein Wechsel überhaupt nötig ist. Darüber hinaus erfahrt ihr ohne Kontaktzwang, welche Betreuungsform aktuell am besten zu euch passt.

So arbeitet ihr mit der Wechsel-Checkliste

Die interaktive Checkliste oben auf dieser Seite führt euch strukturiert durch den gesamten Prozess. Sie umfasst insgesamt 36 Punkte, die in sieben Phasen unterteilt sind. Ihr solltet die Punkte der Reihe nach abhaken, denn die Reihenfolge ist für einen Erfolg entscheidend. Zu jedem einzelnen Punkt findet ihr direkt an der Stelle eine kurze Erklärung.

Aus Datenschutzgründen wird der Stand eurer Fortschritte nur lokal im Browser gespeichert. Die Informationen werden nicht an netzwerkfähig übertragen. Falls ihr den Stand mit Kollegen teilen wollt, könnt ihr einen speziellen Link nutzen. Dieser Link enthält lediglich die Information über die abgehakten Punkte, aber keine Namen oder Firmendaten. Zudem könnt ihr die leere Checkliste als PDF ausdrucken oder euren aktuellen Stand auf Papier sichern.

Wir empfehlen euch, eine verantwortliche Person als Projektleitung zu benennen. Diese Person sollte die Verantwortlichen für jeden Punkt in einem eigenen Dokument eintragen. Außerdem ist es wichtig, feste Termine für die Umsetzung festzulegen. Die Liste ist komplex, weshalb ihr sie über mehrere Wochen bearbeiten solltet. Ein Abschluss an einem einzigen Tag ist in der Praxis nicht möglich.

Die sieben Phasen im Überblick

1. Analyse und Vorbereitung: Zunächst dokumentiert ihr alle aktuellen Probleme und inventarisiert eure gesamte IT. Ihr prüft eure bestehenden Verträge und definiert klare Anforderungen sowie ein Budget. Diese Phase ist wichtig, damit ihr genau wisst, was der neue Partner leisten muss.
2. Suche nach dem neuen IT-Partner: Anschließend vergleicht ihr drei bis fünf verschiedene Anbieter. In Erstgesprächen prüft ihr die Passung und fordert konkrete Angebote sowie Referenzen an. Schließlich trefft ihr auf Basis dieser Fakten eine fundierte Entscheidung.
3. Vertragsgestaltung: In dieser Phase legt ihr den Leistungsumfang und die Service-Level fest. Besonders wichtig ist der schriftliche Abschluss eines AV-Vertrags nach Artikel 28 DSGVO vor Arbeitsbeginn. Dieser Vertrag ist notwendig, weil der Dienstleister Zugriff auf E-Mails, Personaldaten und Kundendaten erhält. Zudem prüft ihr faire Laufzeiten und lasst die Dokumente rechtlich absichern.
4. Kündigung des alten Dienstleisters: Die Kündigung erfolgt schriftlich und unter Ankündigung der Übergabe. Ihr fordert einen Löschnachweis an, damit die Löschung eurer Firmendaten nach der Übergabe schriftlich bestätigt wird. Darüber hinaus plant ihr eine Überschneidungsphase ein, um einen Stillstand zu vermeiden.
5. Technische Übergabe: Zunächst erstellt ihr ein vollständiges Backup aller Daten. Dann erfolgt die Übergabe der Zugangsdaten und der IT-Dokumentation. Bei Microsoft 365 gehört der Mandant, also das Microsoft-365-Konto der Firma, euch selbst. Die Partnerverbindung des alten Dienstleisters, welche Administratorrechte über die Partnerbeziehung (Kürzel GDAP) gewährt, wird beendet und für den neuen Partner neu eingerichtet. Die Migration erfolgt außerhalb der Geschäftszeiten und endet mit einem Test aller Systeme.
6. Einarbeitung des neuen Dienstleisters: Plant ausreichend Zeit für die Abstimmung mit dem neuen Team ein. In dieser Phase optimiert ihr die Abläufe und gebt kontinuierlich Feedback. Dadurch lernt der Partner eure spezifischen Anforderungen in der Praxis kennen.
7. Mitarbeiter einbinden: Informiert euer Team frühzeitig über den Wechsel. Eine Vorstellungsrunde und gezielte Schulungen helfen den Mitarbeitern bei der Umstellung. Schließlich klärt ihr eindeutig, wer die neuen Ansprechpartner für technische Probleme sind.

Typische Fehler beim Wechsel und wie ihr sie vermeidet

Ein häufiger Fehler ist die Kündigung, bevor der neue Partner alle Zugänge und die Dokumentation besitzt. Dies führt oft zu einer gefährlichen Lücke in der Betreuung. Deshalb solltet ihr unbedingt eine Überschneidungsphase mit beiden Dienstleistern planen. So stellt ihr sicher, dass die Betreuung ohne Unterbrechung weiterläuft.

Viele kleine und mittlere Unternehmen prüfen ihr Backup vor dem Wechsel nicht ausreichend. Wenn die Daten beim alten Anbieter beschädigt sind, übernimmt der neue Partner ein defektes System. Daher ist ein verifizierter Sicherungsstand die Grundvoraussetzung für jede Migration. Nur so vermeidet ihr Datenverlust während der Übergabe.

Ein weiteres Risiko besteht, wenn Zugangsdaten und Administratorrechte beim alten Dienstleister verbleiben. Ohne diese Rechte kann der neue Partner nicht schnell reagieren. Zudem wird oft vergessen, die Microsoft-365-Partnerverbindung des alten Anbieters zu beenden. Dies kann zu Sicherheitsrisiken oder Kompetenzkonflikten in der Verwaltung führen.

Oft erfahren die Mitarbeiter erst als Letzte von dem Wechsel des IT-Partners. Dies sorgt für Verunsicherung und unnötige Fragen im Arbeitsalltag. Deshalb solltet ihr die Kommunikation transparent gestalten und das Team früh einbinden. Eine klare Information verhindert Widerstände bei der Einführung neuer Prozesse.

Ein letzter Fehler ist der Abschluss von Verträgen mit sehr langen Laufzeiten. Solche Bindungen erschweren einen eventuellen nächsten Wechsel erheblich. Achtet daher auf flexible Vertragslaufzeiten, die eine faire Partnerschaft widerspiegeln. Eine gute Basis ist die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit.

Wie netzwerkfähig den Wechsel begleitet

Die Firma netzwerkfähig übernimmt IT-Umgebungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen und steuert den gesamten Prozess. Dabei stimmt netzwerkfähig den Wechsel mit dem bisherigen IT-Dienstleister, den Softwarehäusern und weiteren Anbietern ab. Konkret koordiniert netzwerkfähig die Übergabe von allen notwendigen Zugängen und der IT-Dokumentation. So erfolgt der Übergang ohne Stillstand.

Seit 2012 betreut netzwerkfähig über 70 Kunden. Für mehr als 15 dieser Kunden agiert das Team dauerhaft als externe IT-Abteilung. Ihr arbeitet mit festen Technikern zusammen, statt über ein Callcenter zu kommunizieren. Zudem gibt es keine langfristige Vertragsbindung, was für eine hohe Servicequalität spricht. Mehr Informationen findet ihr unter IT-Betreuung in Köln oder im Bereich Managed Services.

Wenn ihr wissen wollt, worauf es bei der Auswahl ankommt, hilft euch unser Artikel über einen guten IT-Dienstleister in Köln. netzwerkfähig betreut Microsoft 365 für kleine und mittelständische Unternehmen in Köln, Langenfeld und dem Rheinland. Für ein unverbindliches Gespräch könnt ihr einfach das Kontaktformular auf der Website nutzen.